Offboarding in der Arztpraxis: So gelingt das Ausscheiden einer MFA sinn- und stilvoll

Ihre MFA verlässt die Praxis? Auch wenn dies für Ihre Arbeit oder zwischenmenschlich herausfordernd sein kann: Ein gut gestalteter Austrittsprozess ist ein Gewinn für alle Seiten. Wie er konkret aussehen kann, beschreiben wir in diesem Beitrag, in Zusammenarbeit mit unserem Partner „MFA mal anders“.

Wenn Mitarbeitende aus dem Unternehmen ausscheiden, denken viele, mit der Übergabe von Schlüsseln und dem Arbeitszeugnis sei die Sache erledigt.

Dabei ist dieser Abschied gerade in Arztpraxen und bei Medizinischen Fachangestellten ein etwas aufwändigerer Prozess, der mehrere Chancen für Sie als Praxischefin oder -chef bietet: Sie haben die Gelegenheit, Arbeitsprozesse reibungslos zu gestalten und zu verbessern, langfristig die Teamdynamik positiv zu beeinflussen und sogar das Image Ihrer Praxis und die Patientenbindung zu stärken.

In diesem Schritt-für-Schritt-Leitfaden geben wir spezifische Hinweise und praktische Tipps, wie Sie ein effektives und wertschätzendes Offboarding in Ihrer Praxis umsetzen können.

Schritt 1: Transparent kommunizieren

Sobald klar ist, dass eine MFA die Praxis verlässt, ist ein offenes Gespräch der erste wichtige Schritt. Führen Sie ein Abschlussgespräch, um die Gründe des Ausscheidens zu verstehen und wertvolles Feedback für Verbesserungen zu erhalten. Fragen Sie dabei auch gezielt nach Verbesserungsvorschlägen für das Team, die Führung und die Praxisprozesse. Ideen und Informationen hierzu finden Sie auch unter Praxisorganisation.

Informieren Sie das Team sensibel über den Abschied und betonen Sie die wichtige Rolle, die die MFA im Team hatte. Die Gründe für das Ausscheiden sind dabei eine Angelegenheit zwischen Ihnen und der MFA.

Kommunizieren Sie auch mit den Patienten respektvoll, etwa durch persönliche Gespräche oder einen Aushang. Dies beugt nicht nur Überraschungen vor, sondern verhindert auch die Entstehung von Gerüchten.

Schritt 2: Wissen sichern und Aufgaben übergeben

In Arztpraxen ist spezifisches Wissen oft auf einzelne Personen konzentriert. Deshalb sollten Sie die MFA all ihre eigenen relevanten Aufgaben und wichtigen Informationen in einer digitalen Checkliste zusammenfassen lassen.

Besonders wichtig sind bei dieser Checkliste Informationen zu Praxisabläufen, Besonderheiten von Patienten und wichtige Kontakte. Mit der Checkliste gewinnt das Team einen schnellen Zugriff auf wichtige Informationen, nachdem die MFA gegangen ist.

Erstellen Sie dann einen klaren Plan für die Aufgabenübergabe. Die ausscheidende MFA sollte wichtige Prozesse, Ansprechpartner und spezifische Patienteninformationen dokumentieren, am besten digital.

Verteilen Sie die Aufgaben temporär oder dauerhaft neu im Team und erstellen Sie eine Übersicht dessen, was noch zu tun ist. Falls Sie bereits eine Nachfolgerin gefunden haben, können Sie diese direkt einarbeiten – ideal ist, wenn die scheidende MFA noch da ist und ihr Wissen weitergeben kann.

Wichtig dabei: Die ausscheidende MFA braucht genügend Zeit, ihr Wissen weiterzugeben und offene Projekte abzuschließen. Achten Sie auch darauf, dass der Datenschutz bei allen Übergaben gewährleistet ist.

Schritt 3: Rechtliche und organisatorische Aspekte klären

Hilfreich um nichts zu vergessen, ist es, wenn Sie für sich selbst eine Offboarding-Checkliste erstellen. Einige wichtige Punkte dafür sind zum Beispiel:

Kümmern Sie sich rechtzeitig um administrative Punkte wie ein wohlwollendes Arbeitszeugnis. Hierzu können Sie auch unsere Vorlage „Arbeitszeugnis“ nutzen. 

Denken Sie auch daran, dass die MFA alle Arbeitsmaterialien zurückgibt. Möglicherweise gehört dazu auch die Arbeitskleidung, was im Arbeitsvertrag geregelt sein kann. Nach ihrem letzten Arbeitstag müssen alle Zugänge zu Praxissoftware, E-Mail-Konten und physischen Bereichen der Praxis deaktiviert werden.

Auch der Praxisschlüssel muss natürlich zurückgegeben werden. Um sicherzugehen, nutzen Sie unsere Vorlage „Schlüsselübergabeprotokoll“.

Schritt 4: Wertschätzen und Patienten einbinden

Zeigen Sie Ihrer MFA, dass ihre Arbeit geschätzt wurde. Eine kleine Verabschiedung im Team, etwa ein gemeinsames Frühstück oder eine persönliche Karte mit Dankesworten, hinterlässt einen positiven Eindruck.

Bieten Sie im Abschlussgespräch ausreichend Raum für gegenseitiges Feedback. Dies ist für beide Seiten eine Chance, aus den Erfahrungen zu lernen.

Besonders langjährige Patienten haben oft ein enges Verhältnis zu ihrer MFA aufgebaut. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, sich zu verabschieden und stellen Sie ihnen ihre neue Ansprechperson vor. Eine gute Übergabe der Patientenbeziehungen kann sich sehr positiv auf die Kontinuität der Versorgung auswirken.

Kündigt eine MFA sehr kurzfristig, hilft häufig nur, flexibel zu reagieren. Zum Beispiel können Sie von der Unterstützung durch eine Leih-MFA oder durch temporäre Arbeitszeitmodelle des bestehenden Teams profitieren.

Wo immer Sie die Übergänge reibungslos gestalten können, gibt es weniger Störungen im Praxisalltag. Laden Sie auch die Checkliste „Neue Mitarbeiter einarbeiten“ herunter.Holen Sie sich hier weitere Impulse für eine gute Praxisiorganisation.

Sie trennen sich von einer MFA und haben eigene konkrete Fragen zum Prozess des Offboardings? Dann steht Ihnen unsere Praxisberatung zur Verfügung. Bei Fragen rund um die Kündigung unterstützt unsere Rechtsberatung. Mitglieder können außerdem unsere Checklisten, Praxisinfos und Musterverträge zum Download nutzen, profitieren von unseren Partnerangeboten und von unseren kostenfreien Online-Seminaren.