MFA einarbeiten: 3 Tipps für einen besseren Start

Sie stellen neue MFA in Ihrer Praxis ein? Auf diese Punkte sollten Sie achten, damit die neue Kollegin sich schneller in das Praxisteam einfügt. Ein Gastbeitrag von Kristin Maurach von MFA mal anders.

Der Einstieg in einen neuen Job fühlt sich für viele wie eine Prüfung an. Ob ich die Probezeit bestehe? Dabei ist es vielmehr eine Prüfung für den Arbeitgeber. Denn Statistiken zeigen, dass 18 % der Bewerber:innen in den ersten 100 Tagen nach einer Einstellung den Job von sich aus wieder gekündigt haben (Quelle: Softgarden).

Dabei belegen die Zahlen auch, dass Unternehmen mit gutem Onboarding motiviertere Mitarbeitende haben, weniger Kündigungen innerhalb der Probezeit verzeichnen und besser ihre Ziele erreichen.

Als Onboarding bezeichnet man den Prozess, bei dem neue Mitarbeitende in die Arbeitsumgebung eines Unternehmens eingeführt werden. Die Mitarbeitenden werden quasi „an Bord“ geholt. Es geht hier nicht nur um die fachliche Einarbeitung, sondern auch um soziale Integration ins Team, damit der/die neue MFA sich schnell in seiner/ihrer Rolle zurechtfindet, effektiv im Praxisalltag mitarbeiten kann und vor allem als Teammitglied lange der Arztpraxis erhalten bleibt.

Hier sind einige Tipps für ein erfolgreiches MFA-Onboarding in der Arztpraxis:

Gutes Onboarding beginnt nach Vertragsunterschrift

Sobald ein Arbeitsvertrag unterzeichnet wurde, befinden sich neue Mitarbeitende in der Preboarding-Phase. Damit ist die Zeit bis zum ersten Arbeitstag gemeint. Auch hier können Neulinge noch abspringen und ein vermeintlich besseres Angebot annehmen.

Lassen Sie deshalb neue Mitarbeitende in dieser Phase nicht gänzlich alleine. Geben Sie einen kurzen Ausblick, was bis zum Arbeitsbeginn von Ihrer Seite aus passieren wird. Halten Sie Kontakt via E-mail und geben Sie Informationen weiter, die für neue Mitarbeiter wichtig sind, z. B.:

• Welche Kleidung soll getragen werden?
• Wann und bei wem sollen sich die Neuen am ersten Tag melden?
• Welche Dokumente oder Informationen (z. B. für das Lohnsteuerbüro) sollen am ersten Tag mitgebracht werden?

Auch ein kleines Willkommenspaket, das vorab verschickt wird, ist eine tolle Überraschung und hebt Sie als attraktiven Arbeitgeber von anderen Praxen ab.

Versuchen Sie, neue Kollegen schon vor dem ersten Tag ins Team zu integrieren. Laden Sie die Neuen ein, wenn Mitarbeiter-Events geplant sind, auch wenn es nur ein gemeinsames Getränk nach Feierabend ist.

Geben Sie eine Kontaktperson bekannt, bei der sich die Neulinge bei aufkommenden Fragen melden können.

„Onboarding-Buddy“ als Einstiegshilfe

Besonders am Anfang haben neue MFA in der Praxis viele Fragen zu den Abläufen, den medizinischen Geräten, wo bestimmte Instrumente aufbewahrt werden, etc. Nichts ist schlimmer, als wenn neue Mitarbeitende sich in dieser Phase des Ankommens und Zurechtfindens allein gelassen fühlen.

Ohne feste Kontaktpersonen trauen sich die Neuankömmlinge oftmals nicht, ihre Fragen zu stellen. Sie fühlen sich nicht gesehen oder wertgeschätzt und sind schnell überfordert.

Stellen Sie neuen Teammitgliedern immer einen Onboarding-Buddy an die Seite. Am besten eine Person, die schon länger in der Praxis arbeitet, sich auskennt und die Muße hat, Fragen zu beantworten.

Ein Onboarding-Buddy ist die Vertrauensperson für Ihren Neuling und hilft, sich in der ersten Zeit schneller zurechtzufinden und gehört zu werden. Auch hier wächst die Wertschätzung.

Räumen Sie Buddy und Mentee zu Beginn etwas freie Zeit ein um alles in Ruhe und ohne Zeitdruck zu erklären und zu zeigen.

Checklisten und Arbeitsanweisungen festigen Strukturen

Ein strukturierter Einarbeitungsplan mit allen anfallenden Arbeitsabläufen, Prozessen, Geräten und Informationen, die man als neuer Arbeitnehmer in Ihrer Praxis kennen muss, ist die Basis für eine erfolgreiche Einarbeitung.

Legen Sie To Dos fest, die in den ersten Tagen, Wochen, Monaten auf die neuen Teammitgliedern zu kommen. Das gibt beiden Seiten einen guten Überblick und Fahrplan.

Wenn Sie ein aktuelles QM-System etabliert haben, können Sie die dortigen Arbeitsanweisungen und Checklisten in den Einarbeitungsplan integrieren. Neue Teammitglieder haben so die Möglichkeit, bei Unsicherheit jederzeit nachzulesen.

Der Onboarding-Buddy steht auch hier begleitend zur Seite, um in einzelne Programme und Geräte einzuführen und bei Bedarf im Praxisalltag mögliche Fragen direkt persönlich zu klären.

Ergänzend bieten Schulungen, intern oder extern, den tieferen Durchblick. Vor allem bei fachfremden MFA oder Quereinsteiger:innen helfen Fortbildungen, um Fachwissen zu vermitteln. Das bestehende Team wird zudem etwas entlastet in der Wissensvermittlung.

Somit ergibt sich ein ganzheitlicher Einarbeitungsplan mit Übersicht, Einfachheit und Planbarkeit für alle Beteiligten. Ihre neuen Teammitglieder werden es Ihnen danken mit einer motivierten Arbeitseinstellung und einer besseren und schnelleren Teilnahme am Praxisalltag.

Nähe aufbauen und ins Team integrieren

Einer der häufigsten Gründe für einen Jobwechsel, ist ein nicht funktionierendes Team. Deshalb sollten neue Mitarbeitende so früh wie möglich ins Team integriert werden. Wie bereits erwähnt, können Sie schon beim Preboarding damit starten und zu Events einladen.

Geben Sie Neulingen die Gelegenheit, das Team im kleinen Kreis kennenzulernen, z. B. durch gemeinsame Pausen mit einzelnen Personen im Rotationsprinzip. Beim Mittagessen oder einem Kaffee zwischendurch herrscht eine ungezwungenere Atmosphäre, um sich zu beschnuppern.

Vereinbaren Sie zwischen neuen Teammitgliedern und deren Vorgesetzten regelmäßige Check-Ins. Diese kurzen 15-minütigen Meetings (z. B. im 2-Wochen Rhythmus) geben die Möglichkeit zum Austausch, Kennenlernen und vermitteln das Gefühl gehört zu werden. Auch hier sammeln Sie als Arbeitgeber wieder Pluspunkte für Wertschätzung und Vertrauensaufbau. Geben Sie Feedback, um den neuen Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, sich zu verbessern und zu lernen. Loben Sie Fortschritte und fragen Sie auch aktiv nach Gegenfeedback und Verbesserungsvorschlägen.