Praxisorganisation

Eine Arztpraxis funktioniert nicht von selbst – dafür braucht es eine professionelle Praxisorganisation. Diese Punkte sollten Sie im Praxismanagement beachten.

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Je besser die Praxisorganisation, desto reibungsloser die alltäglichen Abläufe, desto zufriedener die Patienten, MFA und Ärzte. Auch Qualitätsmanagement, Urlaubsplanung und Personalengpässe lassen sich durch Praxismanagement besser in den Griff bekommen.

Was ist Praxismanagement?

Praxismanagement bedeutet, dass die Leitung und Organisation der Praxis einen Plan und ein Ziel verfolgen: bestmögliche Versorgung bei großer Effizienz bzw. einem bestmöglichen Verhältnis von Kosten und Gewinn. Denn auch Ärzte sind Unternehmer und müssen mit ihrer Praxis Geld verdienen, um Personal, Räume und Kredite bezahlen zu können.

Die Arbeitsabläufe in einer Arztpraxis sind oft historisch gewachsen oder vom Zufall bestimmt. Bei genauer Analyse gibt es in jeder Praxis Potenzial, Dinge zu verbessern. Und die Erfolge lassen sich messen: In der Betriebswirtschaftlichen Auswertung, beim Krankenstand, in Umfragen zur Patientenzufriedenheit …

Die Praxisorganisation zu verbessern, kostet Zeit. Aber: Auch schlechtes Praxismanagement kostet Zeit – wenn Dinge doppelt oder gar nicht erledigt werden, unklare Aufträge zu Rückfragen und Missverständnissen führen oder Aufgaben immer wieder unterbrochen und neu begonnen werden. In einer gut organisierten Arztpraxis schaffen die Mitarbeiter in derselben Zeit mehr Aufgaben und sind gleichzeitig zufriedener.

Was gehört zur Praxisorganisation?

Praxiskonzept und Praxismarketing
Zeitplanung
Raumplanung
Gerätemanagement
Terminplanung und Sprechstundenorganisation
Arbeitsabläufe
Dienstpläne und Urlaubsplan
Materialmanagement
Qualitätsmanagement
Dokumentation
Betriebswirtschaftliche Planung
Abrechnung
Krisenmanagement
Personalführung und Delegation

Praxiskonzept

Ein eigenes Praxiskonzept ist der Grundstein, um Ihre Praxis als Marke zu etablieren. Wie das geht, erklären wir unter Praxismarketing.

Zeitplanung

Bei der Zeitplanung geht es darum, Aufgaben zu kombinieren, Arbeitsblöcke zu bilden und am Stück abzuarbeiten. Denn dadurch fällt nur ein einziges Mal die Zeit zur Vorbereitung an. Das betrifft z. B. die Bearbeitung von Post und E-Mails, das Scannen von Befunden, Folgerezepte, Archivierung von Patientenakten u. v. m.

Zeitfresser entdecken

Im Durchschnitt kommen Ärzte mehr als 50 x pro Tag aus dem Sprechzimmer an den Anmeldetresen. Jeder Weg kostet Zeit. Wer die Aufgaben zusammenfasst und gebündelt abarbeitet, spart alleine dadurch mindestens eine halbe Stunde jeden Tag.

Solche Zeitfresser erkennen Außenstehende oft einfacher. Eine Praxisbegehung gemeinsam mit einem Kollegen bzw. einer Kollegin kann Ihnen die Augen öffnen. Diesen Service bieten u. a. unsere Senior Expert Docs® an. Sie geben ihre jahrelange Erfahrung in der Praxisorganisation gerne an jüngere Generationen weiter.

Zum Zeitmanagement gehört auch, Aufgaben zu kategorisieren und zu priorisieren. Dazu gibt es mehrere Systeme, etwa in der Eisenhower-Matrix nach „wichtig“ vs. „unwichtig“ und „dringend“ vs. „nicht dringend“. Was wichtig und dringend ist, muss schnellstmöglich erledigt werden. Unwichtige Aufgaben lassen sich oft delegieren.

Die Zeitplanung ist eng verknüpft mit der Terminplanung. Auch für administrative Tätigkeiten sollten Sie Zeiten im Wochenablauf blocken, damit Sie diese störungsfrei und effizient erledigen können.

Terminplanung

Dokumentieren Sie über einen Monat oder ein Quartal hinweg genau die theoretische Terminplanung und die realen Abläufe in der Praxis. Wann ist der Ansturm besonders hoch? Wo entstehen Staus und wo Leerläufe? Gibt es Termine, die regelmäßig länger dauern als geplant? Wenn ja, woran liegt es? Wie lange müssen Patienten mit Termin warten und wie lange ohne?

Wahrscheinlich entdecken Sie, dass Sie Ihre Terminplanung in einzelnen Punkten verbessern können. Wenn Sie ähnliche Untersuchungen und Behandlungen im Terminplaner gruppieren und Zeiten blocken, können Sie Vorbereitungszeit sparen.

Tipps und Ideen erhalten Sie unter Terminplanung.

Dienstpläne und Urlaubsplan

Wenn Sie die Dienst- und Urlaubsplanung digital machen und mit Ihrem Praxis-Terminkalender verknüpfen, können Sie Termine besser nach den Fähigkeiten der anwesenden Mitarbeiter planen.

Je größer die Praxis, desto komplexer die Urlaubs- und Dienstplanung. Da kann es sinnvoll sein, diese an einen Mitarbeiter, z. B. die Praxismanagerin, zu delegieren.

Welche rechtlichen Vorgaben Sie z. B. in Sachen Urlaubsanspruch berücksichtigen müssen, erfahren Sie unter Urlaubsplanung und Vertretung – oder noch ausführlicher in unseren gleichnamigen Praxisinfos. Am Seitenende können Sie einen Mustervertrag zur Vertretung herunterladen.

Qualitätsmanagement

Qualitätsmanagement und gute Praxisorganisation gehen Hand in Hand. Denn beim Qualitätsmanagement geht es darum, Fehler zu vermeiden. QM-Instrumente reduzieren die Gefahr, dass Fehler auftreten und dass derselbe Fehler sich wiederholt.

Genaueres erklären wir unter Qualitätsmanagement.

Gutes Qualitätsmanagement von Anfang an zahlt sich auch bei einer Praxisbegehung aus. Unserer Checkliste zur Praxisbegehung hilft Ihnen, sich bestmöglich darauf vorzubereiten.

Betriebswirtschaftliche Planung

Beim Praxismanagement sollten Sie einen genauen Blick auf Ihre betriebswirtschaftlichen Kennzahlen haben und Ziele setzen. Das Controlling zeigt unter anderem, ob die Praxis zu wenig Umsatz abwirft oder einzelne Kosten im Fachgruppenvergleich zu hoch sind.

Der Grundstein des Praxiscontrollings ist die betriebswirtschaftliche Auswertung. In unserer gleichnamigen Praxisinfo erklären wir, wie sie aufgebaut ist und was Sie daraus herauslesen können.

Unter Abrechnung und Finanzen können Sie Ihr Wissen rund um die unternehmerische Seite der Praxisführung aufpolieren. Zum Beispiel mit Tipps, wie Sie Kosten senken und den Umsatz steigern.

Mitarbeiterführung

Als Arzt in der Praxis müssen Sie kein Einzelkämpfer sein. Alles, was Mitarbeiter externe Dienstleister kosteneffizienter und genauso gut wie Sie erledigen können, sollten Sie delegieren. Sorgen Sie für klar definierte Aufgaben und Bereiche. Befähigen Sie Ihr Team gezielt durch Fortbildung.

Kurs zum Praxismanager

In größeren Praxen lohnt sich eine eigene Praxismanagerin bzw. ein Praxismanager. Diese Rolle übernehmen oft erfahrene MFA nach einer speziellen Fortbildung. Welche Vorteile ein eigenständiger Praxismanager für die Praxis hat und welche Aufgaben er oder sie übernimmt, lesen Sie unter Praxismanagerin.

Einen Arbeitsvertrag für den Praxismanager können Sie am Seitenende herunterladen.

Zur Praxisorganisation gehört auch, Zeit für die Mitarbeiterführung fest zu verankern: z. B. regelmäßige Teambesprechungen und das jährliche Mitarbeitergespräch. In einer gut organisierten Praxis ist auch eine strukturierte Einarbeitung neuer Mitarbeiter möglich. Das wirkt sich wiederum direkt auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter aus.

Auch die Ausbildung des MFA-Nachwuchses und von Ärzten in Weiterbildung wird dadurch verbessert. Das steigert die Mitarbeiterbindung. Klicken Sie auf die Links für weitere Informationen.

Beratung zum Praxismanagement

Die Praxisberatung im Virchowbund berät Sie zum Praxismanagement, zur Abrechnung und zu vielen weiteren Themen Ihrer Wahl. Dieser Service ist in Ihrem Mitgliedsbeitrag bereits inbegriffen.

Im persönlichen Gespräch beantworte ich gerne Ihre Fragen, von Abrechnung über Praxisablauf bis Personalführung und Zusammenarbeit im Team.

Margaret Plückhahn

Praxisberatung

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Im Virchowbund finden Sie außerdem viele Kolleginnen und Kollegen mit jahrzehntelanger Erfahrung in der Praxisorganisation. Einige von ihnen nehmen an unserem Mentoren-Programm Senior Expert Docs® teil und geben ihr Wissen weiter. Auf Wunsch erhalten Sie ein persönliches Coaching.