Praxismanagerin

Die Aufgaben und Abläufe in der Arztpraxis sind heute anspruchsvoller und vielfältiger denn je. Für Praxischefs wird es immer schwieriger, alles erfolgreich zu managen. Eine Praxismanagerin kann Abhilfe schaffen. Richtig eingesetzt erhöht sie Umsatz und Gewinn und spart Kosten und Zeit.

Um mit der eigenen Praxis langfristig erfolgreich zu sein, müssen Praxisinhaber heutzutage Arzt und Manager in Personalunion sein. Das ist nicht immer leicht.

Die Anforderungen an Arztpraxen und medizinische Versorgungszentren steigen stetig. Hochwertige medizinische Betreuung der Patienten allein reicht nicht mehr aus. Patienten achten längst auf eine moderne Homepage, ziehen Bewertungsportale im Internet zurate und legen Wert auf einen einladenden Auftritt. Wer da nicht mehr mithalten kann, hat es zunehmend schwer.

In den letzten Jahren hat sich daher ein neues Berufsbild herausgebildet, das immer wichtiger wird: die Praxismanagerin.

Praxismanagerin – was ist das?

Einfach gesagt: Die Praxismanagerin sorgt dafür, dass der Laden läuft.

Ihre zentrale Aufgabe ist die Organisation aller Praxisabläufe. Dafür muss sie einen guten Überblick haben und bei Bedarf steuernd eingreifen können. Das Ziel ist, dass alle anderen Praxismitarbeiter sich besser auf ihre eigentlichen Aufgaben fokussieren und ihre Zeit effektiver einsetzen können.

Eine Praxismanagerin ist das Bindeglied zwischen den Ärzten, den MFA und den Patienten. Sie behält auch in unruhigen oder schwierigen Situationen die Ruhe und räumt eventuelle Probleme effektiv aus dem Weg. Damit garantiert sie einen reibungslosen Ablauf und einen professionellen Auftritt, aber auch eine gute Atmosphäre im Team.

Die Praxismanagerin wird neben den Ärzten oft zum Aushängeschild einer Praxis und trägt so ganz entscheidend zum wirtschaftlichen Erfolg bei. Gerade aus größeren Praxen und MVZ ist sie kaum noch wegzudenken.

Jede Arztpraxis ist auf ihre Art besonders. Ob das der Behandlungsschwerpunkt, die Lage oder die Größe ist. Genauso unterschiedlich können auch die konkreten Aufgaben einer Praxismanagerin oder eines Praxismanagers sein. Vom Aufbau und der Pflege der Webseite bis zum Arbeitsschutz kann alles in ihre bzw. seine Verantwortung fallen.

Zu den grundlegenden Tätigkeiten zählen:

• Praxisorganisation / Praxismanagement inkl. Terminmanagement und Behandlungskoordination
• Personalmanagement inkl. Einsatzplanung, Recruiting, Fortbildungen und teilweise auch Personalführung
• Patientenmanagement, inkl. Bearbeitung der Patienten- und Krankenkassenkorrespondenz
• Qualitätsmanagement
• Konflikt- und Krisenmanagement
• Buchhaltung und Controlling, inkl. Abrechnungsmanagement und Rechnungsverwaltung
• Praxismarketing

Eine der großen Herausforderungen in der Rolle des Praxismanagers ist es, eine gute Balance zwischen all den Aufgaben zu halten. Sorgen Sie deshalb für Klarheit, was genau in den Aufgabenbereich Praxismanagement fällt und schaffen Sie den nötigen Freiraum, indem Sie delegieren.

Die Fortbildung im Bereich Praxismanagement ist zwar IHK-zertifiziert, aber nicht geschützt. Entsprechend viele verschiedene Angebote und Wege existieren parallel. Neben Tages- und Wochenendkursen sowie Fernstudien gibt es zum Teil berufsbegleitende Möglichkeiten der Weiterbildung. Voraussetzung ist normalerweise eine abgeschlossene Berufsausbildung, z. B. zur MFA bzw. Zahnmedizinischen Fachangestellten.

Die unterschiedlichen Anbieter setzen dabei auch verschiedene Schwerpunkte. Manche Weiterbildungen vermitteln Know-how in der Praxis-BWL, andere fokussieren auf Abrechnungen oder Qualitätsmanagement. Auch ein Schwerpunkt auf die persönliche Weiterentwicklung, z. B. in puncto Gesprächsführung und Zeitmanagement, ist möglich.

Welches Angebot am besten passt, hängt natürlich von den individuellen Vorstellungen und den Anforderungen in der jeweiligen Praxis ab. Grundsätzlich erweitern sich aber die Einsatzmöglichkeiten, wenn eine Weiterbildung im Praxismanagement möglichst alle Bereiche abdeckt.
 

Das sind die üblichen Inhalte in der Ausbildung:

• Betriebswirtschaft
  u. a. organisatorische, planerische und finanzielle Aspekte der Praxisführung
• Praxismarketing
  u. a. Homepage, Social Media, Patienteninformationen, Kommunikationsmittel, Werbung
• Praxisorganisation
  u. a.  Terminmanagement, Beschwerde- und Fehlermanagement, Materialmanagement
• Controlling und Rechnungswesen
  u. a. Kassen- und Privatabrechnungen, Leistungsdokumentation, ggf. Gehälter
• Qualitätsmanagement
  u. a. Dokumentation der Arbeitsprozesse und qualitative Weiterentwicklung des QM-Systems
• Kommunikation
  u. a. Gesprächsführung mit den Patienten und im Praxisteam
• Team- und Personalmanagement
  u. a. Recruiting, Führung von medizinischen Fachangestellten und anderen Mitarbeitern, Einsatzplanung, Mitarbeitergespräche führen, Urlaubsplanung
• Juristische Grundlagen
  u. a. Gesetze, Verordnungen und Richtlinien, die im ambulanten Gesundheitswesen zu befolgen sind
• Praxis-EDV-Anwendungen
  u. a. Überblick über den Einsatz und die Möglichkeiten der Praxissoftware und weiterer EDV-Anwendungen
• Persönlichkeit Teamfähigkeit und Standing
  u. a. Persönlichkeitsentwicklung, Projektmanagement, Selbst- und Zeitmanagement

Eine so vielfältige Arbeit erfordert vielfältige Fähigkeiten. Bei der Auswahl einer MFA für das Praxismanagement sollten Sie deshalb auf einige Anforderungen besonders achten.

Zentral ist und bleibt der menschliche Faktor. Eine gut ausgebildete Praxismanagerin ist das Bindeglied zwischen verschiedenen Personen und oft auch verschiedenen Ansichten. Damit gefühlvoll, professionell und gleichzeitig zielbewusst umzugehen, ist nicht leicht. Und Empathie ist schwierig zu lernen.

Das sollte zugleich aber nicht über die große Bedeutung der fachlichen Kompetenzen hinwegtäuschen. Um effektiv und erfolgreich zu arbeiten, sind viel Erfahrung und sehr gute medizinische Kenntnisse nötig. Als Praxismanager eignen sich daher meistens erfahrene MFA, die Führungsqualitäten mitbringen und Lust haben, sich weiterzuentwickeln.

Oft lässt sich ein Mitarbeiter aus dem bestehenden Team für die Arbeit als Praxismanagerin gewinnen. Das hat den großen Vorteil, dass die Abläufe in der Praxis bereits bekannt sind. Wichtig ist dabei, trotzdem kritisch zu bleiben und in der Lage zu sein, Verbesserungspotenzial zu erkennen und zu nutzen.

Zudem ist es manchmal nicht unproblematisch, wenn aus einer Gruppe von Kollegen auf einmal eine Person hervortritt und eine Führungsaufgabe übernimmt. Achten Sie als Praxisinhaber und Arbeitgeber darauf, diesen Prozess nachhaltig zu begleiten und seien Sie sorgfältig beim Auswahlprozess. Dann wird es sich auszahlen.

In unserem Praxisärzte-Blog finden Sie außerdem viele weitere Informationen zu Themen aus dem Arbeitsrecht und dem Praxisalltag.