So wird Ihr Bewerbungsgespräch zum Erfolg

Bewerbungsgespräche sind für alle Beteiligten aufregend – auch für Sie als Arbeitgeber. Doch mit der richtigen Vorbereitung meistern Sie es problemlos. Hier erfahren Sie alles, was Sie dafür wissen müssen.

Bewerbungen kosten viel Zeit. Einige Experten fordern deshalb bereits die Abschaffung des Bewerbungsgespräches. Angeblich ist es gar nicht möglich, die Kandidaten in dem kurzen Zeitraum eines Vorstellungsgespräches gut genug kennenzulernen. Auch Bewerbern fällt es oft schwer, sich ein gutes Bild Ihres Arbeitgebers zu machen.

Das ist sicher richtig. Doch heißt das, dass Bewerbungsgespräche nicht effektiv sind? Nein. Für die meisten Praxen und Unternehmen sind Vorstellungsgespräche immer noch die effizienteste Art, damit Arbeitgeber und Arbeitnehmer zusammenfinden – wenn Sie wissen, wie.

Strikt einer Checkliste mit häufigen Fragen für Vorstellungsgespräche zu folgen, wird Sie nämlich nicht zum besten Kandidaten für den Job als MFA, Praxismanagerin oder angestellter Arzt führen. Darum geben wir Ihnen hier statt eines Schema F das nötige Wissen, konkrete Beispiele und Tipps, wie Sie Ihre Einstellungsgespräche erfolgreich führen.

Wir wissen, dass Bewerbungsgespräche oft am Ende eines anstrengenden Tages in der Praxis „reingequetscht“ werden. Trotzdem sollten Sie sich ausreichend Zeit nehmen und das Gespräch gewissenhaft vorbereiten. Am Ende spart das nämlich mehr Zeit als es kostet.

Wir empfehlen, dass Sie einen ruhigen Raum auswählen, in dem Sie mindestens für eine Stunde ungestört mit Ihrem Bewerber sprechen können. Stellen Sie Getränke bereit und achten Sie darauf, dass der Raum angenehm temperiert und ordentlich durchlüftet ist. Diese äußeren Bedingungen sind für das Gelingen eines Vorstellungsgespräches sehr wichtig.

Auch auf jeden Bewerber sollten Sie sich vor dem Vorstellungsgespräch individuell vorbereiten. Sehen Sie sich die Bewerbung noch einmal an, notieren Sie sich Fragen, die sich beim Lesen ergeben und markieren Sie Punkte, bei denen Sie nachhaken möchten. Sie können die Bewerbung für das Vorstellungsgespräch auch noch einmal ausdrucken, damit Sie alles vor sich haben.

Das Anschreiben bietet oft interessante Einblicke in die Denkweise eines Bewerbers. Achten Sie darauf, ob Ihnen manche Formulierungen besonders ins Auge stechen. Darauf können Sie im eigentlichen Bewerbungsgespräch dann Bezug nehmen.

Die meisten Vorstellungsgespräche bestehen grundsätzlich aus den gleichen Elementen. Deren Reihenfolge können Sie aber flexibel anpassen. Folgen Sie mit Ihrem Gesprächspartner dem natürlichen Fluss des Gesprächs und versuchen Sie sich nicht durch Checklisten und auswendig gelernte Beispiele ablenken zu lassen.

Diese typischen Fragen geben Ihnen eine Idee, in welche Richtung die einzelnen Phasen des Gesprächs gehen können.

Vorgeplänkel

Das sind die wenigen Momente vom ersten Eindruck bis zum tatsächlichen Beginn des Bewerbungsgesprächs. Diese Phase wird oft unterschätzt. Sie sollten sie aktiv für etwas Smalltalk und ein erstes formloses „Beschnuppern“ nutzen, damit eine entspannte Atmosphäre entsteht. Gute Fragen:

• „Haben Sie gut hergefunden?“
• „Hatten Sie eine weite Anreise?“

Begrüßung und Erläutern des Gesprächsverlaufes: Die ersten Sätze und die Begrüßung gehören Ihnen, dem Arbeitgeber. Sie eröffnen das Bewerbungsgespräch, stellen die Gesprächspartner vor und erklären den weiteren Ablauf.

Vorstellung des Arbeitgebers

Stellen Sie sich und Ihre Praxis kurz vor und ordnen Sie die zu besetzende Position in die Praxisstruktur ein. Diese beiden Teile werden manchmal auch getrennt.

Vorstellung des Kandidaten

Der Bewerber stellt sich selbst und seinen beruflichen Werdegang vor. Dabei geht es nicht darum, den gesamten Lebenslauf nachzuerzählen – den kennen ja alle Beteiligten – sondern darum, die relevanten Qualifikationen und Entscheidungen darzustellen. Außerdem sollte der Kandidat seine Motivation erläutern, weshalb er sich für den ausgeschriebenen Job interessiert.

• „Stellen Sie sich und Ihren Weg hierher vor.“
• „Welche Stationen Ihres Lebenslaufes sind Ihnen besonders wichtig?“
• „Warum haben Sie Interesse an einer Ausbildung zur MFA?“

Eignung des Kandidaten

Nach der ersten Vorstellung geht es ans Eingemachte. Als Arbeitgeber versuchen Sie durch gezielte Fragen die fachliche Qualifikation abzuschätzen. Außerdem wollen Sie möglichst herausfinden, ob Ihr Gegenüber ins Team passt oder nicht.

Dieser Teil ist der Kern des Bewerbungsgesprächs und dauert am längsten. Er umfasst neben fachlichen Themen auch Nachfragen zu einzelnen Punkten im Lebenslauf. Außerdem können Sie auf charakterliche Fragen, wie Teamfähigkeit oder Stärken und Schwächen des potenziellen Mitarbeiters eingehen (auch wenn diese Frage etwas veraltet ist).

• „Haben Sie Erfahrung mit [konkrete Aufgabe]?“
• „Wie reagieren Sie auf einen aggressiven Patienten, der nicht mehr länger warten möchte?“
• „Geben Sie mir ein paar Beispiele von Ideen, die Sie bei Ihrem alten Arbeitgeber umgesetzt haben.“
• „Wie motivieren Sie sich?“
• „Mit welchen Charaktereigenschaften würden Ihre Freunde Sie beschreiben?“

Genaue Erläuterung des Jobs

Falls es nicht schon geschehen ist, sollten Sie die ausgeschriebene Position hier noch einmal erläutern und einordnen. Das ist für jede Stelle hilfreich, auch wenn es dem Arbeitgeber manchmal nicht so scheinen mag. Es ist wichtig, dass Sie hier Klarheit über die Aufgaben und den Verantwortungsbereich einer Position herstellen, ob das nun der Job als Praxismanagerin, als MFA oder ein ganz anderer ist.

Fragen des Kandidaten

Am Ende jedes Vorstellungsgesprächs sollte der Bewerber Zeit und Möglichkeit bekommen, Fragen zu stellen. Planen Sie dafür ausreichend Zeit ein.

• „Wie groß ist das Team?“
• „Wo sehen Sie die spezielle Herausforderung der Position?“
• „Ist noch Zeit, sich den Arbeitsplatz anzusehen?“

Nachgeplänkel

Zum Abschluss des Bewerbungsgesprächs sollten Sie den weiteren Verlauf des Bewerbungsverfahrens erläutern. Bei der Verabschiedung haben Sie außerdem noch einmal Zeit für Smalltalk. Hier kommt es darauf an, das Vorstellungsgespräch angenehm und professionell abzuschließen. Denn auch Sie müssen den Bewerber von sich und Ihrer Praxis überzeugen.

Wenn Sie Ihrem Gegenüber am Ende des persönlichen Gesprächs die Hand geben, nehmen Sie sich noch einen Moment, das Bewerbungsgespräch nachzubereiten und Ihren ersten Eindruck festzuhalten.

Folgende Fragen können Ihnen als Checkliste dienen, um ein Bewerbungsgespräch nachzubereiten und die richtige Entscheidung zu treffen:

• Passt der Bewerber zum Job? Und passt der Job zum Bewerber? Das ist die zentrale Frage. Bei Unsicherheit vertrauen Sie auf Ihre Intuition.
• Erfüllt der Kandidat die fachlichen Anforderungen oder kann er sie in Zukunft erfüllen? Manchmal ist das richtige Potential wichtiger als die bisherigen Erfahrungen. Fehlende Fähigkeiten lassen sich schulen.
• Hat der Kandidat die gleichen Vorstellungen, was es heißt bei Ihnen zu arbeiten?
• Hat der Kandidat auf dieser Position Entwicklungspotenzial oder erfüllt er bereits alle Anforderungen voll? Das sorgt mittelfristig manchmal für Unzufriedenheit
• Passt der Kandidat charakterlich ins Team?
• Passen die Rahmenbedingungen zueinander (Gehalt, Arbeitszeit, organisatorische Struktur)?

Wenn Sie alle oder zumindest die meisten dieser Fragen positiv beantworten können, dann steht dem Arbeitsvertrag nur noch wenig im Weg.

Wenn Sie Teil einer größeren ärztlichen Kooperation sind (z. B. einer Praxisgemeinschaft), ist manchmal auch noch ein zweites Bewerbungsgespräch sinnvoll. So können auch Ihre Partner oder wichtige Mitarbeiter den Kandidaten kennenlernen.

Lassen Sie bis zur finalen Zusage nicht zu viel Zeit verstreichen. Die besten Kandidaten haben oft mehrere Bewerbungen parallel laufen.

Grundsätzlich sind Sie im Ablauf des Einstellungsverfahrens sehr frei, denn der Gesetzgeber macht Ihnen nicht viele Vorgaben. Worauf das Gesetz allerdings wert legt, ist die Gleichbehandlung. Festgelegt ist das alles im Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Es schützt jeden Bewerber vor Ungleichbehandlung. Das geht soweit, dass Sie unter Umständen sogar schadensersatzpflichtig sein könnten, wenn Sie einen Bewerber aus den falschen Gründen nicht berücksichtigen.

Das gilt übrigens auch schon für Stellenanzeigen, die ja meist am Anfang des Bewerbungsprozesses stehen. Was Sie dabei beachten müssen, lesen Sie in unserem Beitrag zum Thema Stellenanzeigen.

Präzise heißt es in § 1 des AGG, dass Benachteiligungen aus den folgenden Gründen verhindert oder beseitigt werden sollen:

• Rasse oder ethnische Herkunft
• Geschlecht
• Religion oder Weltanschauung
• Behinderung
• Alter
• Sexuelle Identität