Buchhaltung verstehen: Grundlagen für Arzt und Praxis

Bilanz, Umsatz, Anlagevermögen – ist das für Sie Finanzkauderwelsch von Steuerberatern? Das muss es nicht bleiben. Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre Kennzahlen endlich verstehen können und wie Sie mit diesem Wissen Ihre Praxis wirtschaftlich besser aufstellen und Steuern sparen.

Hier erklären wir Ihnen betriebswirtschaftliche Grundlagen für niedergelassene Ärzte. Detailliertes Know-how zu den Themen Rechnungswesen, Steuern und wie Sie den Gewinn der Arztpraxis erhöhen, finden Sie jeweils unter Betriebswirtschaftliche Auswertung, Bilanz, Rechnungen, Betriebsprüfung und Controlling.

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Buchführungspflicht für Ärzte?

Per Gesetz sind Ärzte normalerweise nicht zu Bilanzen verpflichtet, außer sie führen ihre Praxis als GmbH, KG oder HG. Die meisten Praxisinhaber müssen also nur eine einfache Buchführung machen: die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Darin werden Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt. Die Differenz ist der Gewinn oder Verlust. Weiter unten erklären wir Einzelheiten zum Thema.

Die doppelte Buchführung ist das Gegenstück zur einfachen Buchführung. Sie ist komplexer und arbeitet mit Buchungssätzen und Konten. Jeder Kauf und jede Zahlung löst eine Veränderung auf mindestens einem Konto auf der Soll-Seite und mindestens einem Konto auf der Haben-Seite aus. Alle diese Vorgänge werden einerseits chronologisch und andererseits thematisch protokolliert. Daher „doppelte“ Buchführung. Mehr dazu erfahren Sie unter Bilanz.

Mit einer speziellen Arztbuchführung können Sie in kurzer Zeit feststellen, ob, wo und wie die tatsächlichen Zahlen im Unternehmen und im Privatbereich von den Planzahlen abweichen. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, früh und zielgerichtet eingreifen, noch bevor Ihnen Steuerberater, Finanzamt und Banken im Nacken sitzen.

Mithilfe der Buchführung für Ärzte können Sie eine Gewinnermittlung bzw. Verlustrechnung zum Jahresabschluss durchführen, Ihre Rentabilität berechnen oder Ihre Liquidität analysieren. Dank dieser finanziellen Transparenz können Sie die wirtschaftlich richtigen Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen.

Das 1 x 1 der Arztbuchhaltung

Wie das geht, erfahren Sie in der Praxisinfo „Die Auswertung Ihrer Buchhaltung“. Die Praxisinfo enthält auch ein nachvollziehbares, vollständiges Rechenschema zur Finanzbuchführung mit allen Einnahmen und Ausgaben, die in einer Arztpraxis oder Zahnarztpraxis vorkommen können.

Worauf muss man bei der Buchhaltung achten?

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind eigentlich sehr einfach. Die Buchführung muss

wahr
klar
vollständig
nachvollziehbar
systematisch
vor Manipulation geschützt

sein. Die Grundlage Ihrer Finanzbuchhaltung sind Belege. Egal, ob Sie als Arzt eine Leistung erbringen oder erhalten, Sie brauchen immer einen Beleg dafür – sonst taucht der Geschäftsvorfall nicht in Ihrer Buchhaltung auf. Das ist mit dem Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ gemeint.

Die Belege sollten Sie immer zeitnah sammeln und ordnen. Das nennt sich vorbereitende Buchhaltung und dient einfach dazu, Ihrem Buchhalter später teure Zeit zu ersparen. Legen Sie zum Beispiel je einen Ordner für Einnahmen, Ausgaben, Bankbelege und Barbelege in der Arztpraxis an. Dort sammeln sie chronologisch alle Rechnungen und Belege zu jedem Geschäftsvorfall in Hüllen.

Tipp

Tackern Sie nichts, und lochen Sie nur, wenn dadurch keine Informationen auf dem Papier verlorengehen. Kassen- oder Tankstellenbons auf Thermopapier sollten Sie zusätzlich kopieren, denn die Schrift verblasst mit der Zeit. Wie lange Sie die Unterlagen aufbewahren müssen, erfahren Sie im Praxisärzte-Blog unter dem Stichwort „Aufbewahrungsfristen“.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Um den Gewinn und damit die Berechnungsgrundlage für Ihre Steuerlast zu ermitteln, gibt es die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Darin listen Sie alle Einnahmen und Ausgaben netto, chronologisch und nach Steuersätzen getrennt auf. (Mehr zur Umsatzsteuer erfahren Sie unter Rechnungen). Geben Sie auch den Verwendungszweck an. Verwenden Sie dafür die Anlage EÜR in Ihrer Steuererklärung.

Wichtig: Ausgaben werden in dem Jahr berücksichtigt, in dem sie tatsächlich gezahlt worden sind. Einnahmen werden in dem Jahr berücksichtigt, in dem sie auf dem Konto eingegangen sind. Bei der doppelten Buchführung ist das ein wenig anders – das ist einer der Gründe, warum u. a. die Steuererklärung je nach Buchführung unterschiedlich ausfallen kann. Sprechen Sie darüber mit Ihrem Steuerberater.

Ergänzt wird die Einnahmen-Überschuss-Rechnung durch ein Anlagenverzeichnis. Darin sind alle betrieblichen Anschaffungen (z. B. Computer, Geräte, Möbel, geringwertige Wirtschaftsgüter) aufgelistet. Dieses Anlageverzeichnis ist u.a. beim Praxisverkauf wichtig.

Mehr zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Welche Ausgaben können Sie steuerlich absetzen?

Immer, wenn Sie Geld für Ihre eigene Praxis ausgeben, gilt das als Betriebsausgabe. Diese Kosten dürfen Sie also abziehen, wenn Sie Ihren Gewinn und damit die Basis für Ihre Steuerlast ermitteln.

Manchmal lassen sich Kosten nicht klar zuordnen. Ein klassisches Beispiel: Der Praxis-PKW wird auch privat genutzt. In diesem Fall müssen Sie ein lückenloses Fahrtenbuch führen. Für Ihr Rechnungswesen müssen Sie schriftlich nachweisen, wann und wie hohe Kosten für den betrieblichen Gebrauch entstanden sind.

Tipp: Ein Schema für die steuerliche Rechnung finden Sie ebenfalls in unserer Praxisinfo „Die Auswertung Ihrer Buchhaltung“, die Sie hier herunterladen können. Die Praxisinfo hilft Ihnen als Arzt oder Zahnarzt