Urlaubsplanung in der Arztpraxis

Hier erfahren Sie alles, was Sie zum Thema Urlaub wissen müssen: Wieviel Urlaubsanspruch Mitarbeiter laut Arbeitsrecht bzw. Tarifvertrag haben, wie Sie den Anspruch berechnen, welche Regeln im Krankheitsfall gelten und einiges mehr.

Zu jeder erfolgreichen Praxisführung gehört eine gute Urlaubsplanung für die Arbeitnehmer. Diese sorgt nicht nur für ein zufriedenes Team, sondern auch für einen reibungslosen Praxisbetrieb.

Allen Mitarbeitern, die täglich in der Praxis erscheinen (auch geringfügig Beschäftigten, Auszubildenden und Teilzeitbeschäftigten), steht ein gesetzlicher Mindesturlaub von 24 Werktagen zu. Für diese Berechnung geht § 3 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) allerdings von einer Sechs-Tage-Woche aus. Ist eine Arztpraxis von Montag bis Freitag geöffnet, verkürzt sich der gesetzliche Urlaub entsprechend einer Fünf-Tage-Woche auf 20 Tage. Beides entspricht 4 Wochen Urlaub im Jahr. Dazu kommen die gesetzlichen Feiertage je nach Bundesland.

Der gesetzliche Anspruch darf nicht gekürzt werden – weder im Tarifvertrag noch in Einzelverträgen. Erhöht werden darf er jedoch immer.

Medizinische Fachangestellte haben laut Manteltarifvertrag Anspruch auf 28 Arbeitstage bzw. 34 Werktage Urlaub. Für Arbeitnehmer, die das 55. Lebensjahr vollendet haben, erhöht sich die Anzahl im laufenden Kalenderjahr auf 30 bzw. 36 MFA-Urlaubstage.

Um vollen Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub zu haben, müssen Arbeitnehmer zunächst eine wichtige Voraussetzung erfüllen: Sie müssen nach § 4 BUrlG seit mindestens 6 Monaten im Unternehmen angestellt sein. Diese Frist deckt sich oft mit der Probezeit laut Arbeitsvertrag.

Wichtig: Mit jedem gearbeiteten Monat entsteht bereits 1/12 des gesetzlichen Urlaubsanspruchs, den Beschäftigte nehmen können.

Für die reguläre Urlaubsplanung nach Ablauf der Wartefrist gilt: Der Arbeitgeber hat zwar das letzte Wort, muss aber die Wünsche seiner Mitarbeiter unter „sozialen Gesichtspunkten“ berücksichtigen: z. B. haben in Ferien-Zeiten Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern Vorrang.

Erst wenn die Arbeitnehmer innerhalb einer vertraglich geregelten Frist keine Wünsche anmelden, darf er die Urlaubstage eigenständig aufteilen. Arbeitgeber müssen darauf achten, möglichst zusammenhängend freie Tage an Urlaub zu gewähren.

Arbeitnehmer können gemäß § 7 BUrlG über 2 Wochen ihres kompletten Jahresurlaubs frei verfügen. Dieser Punkt ist zum Beispiel interessant, wenn Arbeitgeber Betriebsferien anordnen, in denen alle Arbeitnehmer im Unternehmen Urlaub nehmen müssen.

Nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs von 2018 darf Urlaubsanspruch nicht automatisch verfallen, wenn Arbeitnehmer versäumt haben, einen Urlaubsantrag zu stellen. Arbeitgeber müssen vielmehr dafür sorgen, dass ihre Mitarbeiter wissen, wieviel Urlaubsanspruch sie haben bzw. mit ins nächste Jahr nehmen dürfen.

Der Urlaubsanspruch kann frühestens 3 Monate und spätestens 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres verfallen.

Ein Urlaubsantrag darf nur dann abgelehnt werden, wenn dringende betriebliche Gründe dagegensprechen. Das kann z. B. passieren, wenn ein Arbeitnehmer erkrankt und die Praxis den personellen Ausfall nicht ausgleichen kann. In einer solchen Situation kann der Arbeitgeber einen Antrag verweigern. Der Urlaub muss jedoch zu einem späteren Zeitpunkt genehmigt werden.

Anders verhält es sich bei bereits genehmigtem Urlaub. Hier gilt: bewilligt ist bewilligt. Nur in absoluten Ausnahmefällen dürfen bereits genehmigte Urlaubstage wieder vom Arbeitgeber gestrichen werden.

Lehnen Sie den Urlaubsantrag eines Mitarbeiters ab, ist Fingerspitzengefühl gefragt. Suchen Sie rechtzeitig das Gespräch, erläutern Sie offen Ihre Gründe und planen Sie einen zeitnahen Ausweichtermin. Transparente Kommunikation schafft ein vertrauensvolles Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer – auch wenn Urlaub nicht bewilligt werden kann.

Wie wird der Jahresurlaub berechnet, wenn Mitarbeiter kein ganzes Jahr angestellt sind oder vor Ablauf der 6-monatigen Wartefrist ausscheiden?

Für solche Szenarien hält § 5 BUrlG Regelungen parat. Ist ein Mitarbeiter für einen kürzeren Zeitraum als 6 Monate beschäftigt oder verlässt vor dem 30.6. eines Jahres den Betrieb, entsteht ein sogenannter Teilurlaubsanspruch.

Halbe Urlaubstage hinter dem Komma werden laut § 5 Abs. 2 BUrlG aufgerundet. Urlaubsansprüche unter einem halben Tag können z. B. ausbezahlt werden.

Anders verhält es sich, wenn ein Arbeitnehmer nicht den vollen Monat gearbeitet hat. Fiel der Arbeitsbeginn auf den 15., wird dieser halbe Monat nicht in die Berechnung des Urlaubsanspruches einbezogen.