So lange sollten Sie Verträge, Rechnungen und Kontoauszüge aufbewahren

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für geschäftliche und private Unterlagen? Wir verraten Ihnen, wie lange Sie Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge und Co. aufbehalten sollten.

Dass Sie Patientenunterlagen wie Karteikarten, Arztbriefe oder Laborbefunde mindestens 10 Jahre lang und teils noch länger aufheben müssen, darüber haben wir bereits im Praxisärzte-Blog berichtet. Aber wie sieht es mit steuerlichen und buchhalterischen Unterlagen aus?

Viele Unterlagen müssen lange aufbewahrt werden. Zum einen, weil Sie dazu gesetzlich verpflichtet sind, zum anderen, weil Sie die Unterlagen benötigen könnten, um Ihre Rechte durchzusetzen. Als Freiberufler und selbstständiger Praxisarzt drohen sogar empfindliche Geldstrafen in bis zu 50.000 Euro und auch Haftstrafen, wenn Sie steuerlich relevante Unterlagen zu früh vernichten.

Fristen für Quittungen und Rechnungen

Haben Sie Waren, z. B. Fahrräder, Elektrogeräte oder Möbel, neu gekauft, dann sollten Sie die Quittungen und Kaufbelege erst nach 2 Jahren vernichten. Denn so lange besteht die gesetzliche Gewährleistungsfrist nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) gegenüber dem Verkäufer. Wer innerhalb dieser 2 Jahre die Ware reklamieren möchte, muss belegen, wann er diese gekauft hat. Das gilt auch, wenn Sie im Internet bestellt haben.

Handwerker-Rechnungen müssen Sie sogar so lange aufbewahren. Das soll dem Schutz vor Schwarzarbeit dienen. Die private Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem Sie die Rechnung bekommen. Wenn Sie also im Jahr 2017 eine Handwerkerrechnung erhalten haben, dürfen Sie diese erst am 31.12.2019 zum Altpapier geben.

Tipp: Rechnungen für teurere Käufe sollten Sie noch länger aufbewahren. Im Schadensfall könnten Sie sie für Ihre Hausratversicherung brauchen.

Fristen für Steuerunterlagen

Wenn Sie selbstständig sind, zum Beispiel als Praxisinhaber, müssen Sie „Geschäftsbriefe“ 6 Jahre lang und alle anderen zahlungsrelevanten Unterlagen, zum Beispiel Bilanzen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege oder Rechnungen für Inventar 10 Jahre lang aufheben. Diese Fristen gelten auch für elektronische Dokumente, z. B. E-Mail-Korrespondenz.

Als Privatperson müssen Sie die eigenen Steuerunterlagen zwar nicht aufbewahren – trotzdem sollten Sie es mindestens 4 Jahre lang tun. Dann läuft nämlich die Festsetzungsfrist ab, bis zu der Nachforderungen oder -fragen der Steuerbehörde eintrudeln können.

Fristen für Bankunterlagen

Private Bankunterlagen, z. B. bezahlte Rechnungen, Kontoauszüge oder Quittungen, sollten Sie frühestens nach 3 Jahren wegwerfen. Wenn Sie allerdings mehr als 500.000 Euro pro Jahr einnehmen, gelten Sie als Vielverdiener. Dann dürfen Sie Ihre privaten Kontoauszüge erst nach 6 Jahren entsorgen. 

Als Selbstständiger müssen Sie Bankauszüge und Bankbelege 10 Jahre aufbewahren – digital oder auf Papier. Darunter fallen

• Buchungsbelege und Buchungsunterlagen
• Bewirtungsbelege
• Buchführung
• Kreditunterlagen (nach Ende des Kreditvertrages)
• Portokassenbücher
• Quittungen
• Rechnungen
• Zahlungsanweisungen
• Zinsberechnungen

Tipp:  Archivieren Sie die Rechnung gemeinsam mit dem Kontoauszug, dann müssen Sie nicht lange suchen.

Fristen für Mitarbeiterunterlagen

An-, Ab- und Ummeldungen zur Sozialversicherung müssen Sie zehn Jahre archivieren. Für andere Arten von Unterlagen reichen 6 Jahre aus:

• Lohnkonten
• Freistellungsbescheinigungen
• Reisekostenabrechnungen
• Fahrtenbücher
• Rechnungsbelege über Auslagenersatz
• Arbeitszeitlisten
• Personalakten, sofern sie nur steuerliche Bedeutung haben
   

Lohnunterlagen, die gleichzeitig auch für die Gewinnermittlung in der Praxis herangezogen werden, gilt die Aufbewahrungsfrist von 10  Jahren.

Tipp: Heben Sie sämtliche Personalunterlagen 10 Jahre auf. So sind Sie auf der sicheren Seite.

Haben Sie noch Fragen zu Unterlagen, die wir hier nicht beantwortet haben? Hinterlassen Sie uns einen Kommentar. 

Andrea Schannath, Justiziarin des Virchowbundes, berät Mitglieder kostenlos zu rechtlichen Fragen rund um das Praxismanagement. Im Praxisärzte-Blog gibt sie regelmäßig wertvolle Tipps für niedergelassene Ärzte. Möchten Sie mehr davon?  Werden Sie Mitglied im Verband der niedergelassenen Ärzte – unser Service lohnt sich garantiert für Sie!