Mit einem Fahrtenbuch Steuern sparen

Wann lohnt es sich für Ärzte, ein Fahrtenbuch zu führen? Was muss darin dokumentiert werden? So können Sie mithilfe eines Fahrtenbuchs Steuern sparen.

Ein Fahrtenbuch soll dokumentieren, wann ein Auto oder ein anderes Fahrzeug betrieblich genutzt wurde und wann privat gefahren. Damit ist das Fahrtenbuch ein wichtiger Nachweis für die Steuererklärung. Nur mit Fahrtenbuch können Sie Nebenkosten wie Tankfüllung, Öl, Reparaturen, Ersatzteile, KFZ-Steuer u. ä. von der Steuer absetzen. Die Voraussetzung dafür ist, dass es ordnungsgemäß geführt wurde. Andernfalls gilt die 1-Prozent-Regel.

Wann lohnt sich ein Fahrtenbuch?

Wenn einer dieser Fälle für Sie zutrifft, dann profitieren Sie davon, ein Fahrtenbuch zu führen:

• Sie nutzen das Auto überwiegend als Dienstwagen Ihrer Praxis und nur wenig für private Fahrten
• Sie nutzen das Auto generell selten
• Das Fahrzeug war teuer oder ein Gebrauchtwagen
• Das Auto ist als Dienstwagen bereits in der Bilanz abgeschrieben

Tipp: Wenn Sie unsicher sind, ob sich ein Fahrtenbuch für Sie lohnt, führen Sie es probeweise für ein volles Jahr. Bei der Steuerklärung können Sie dann gemeinsam mit Ihrem Steuerberater prüfen, ob Sie das Fahrtenbuch auch einreichen wollen. Sie können sogar noch nachdem Sie die Steuererklärung abgegeben haben zwischen Fahrtenbuch und 1-Prozent-Regel wechseln – solange der Steuerbescheid noch nicht rechtskräftig ist.

So führen Sie ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß

Wann und wie ein Fahrtenbuch zu führen ist, ist in § 6 Abs. 1 Nr. 4 Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. Sie können ein Fahrtenbuch in Papierform führen oder elektronisch – dann aber nur über eine eigene Software, die speziellen Anforderungen genügen muss. Eine Excel-Datei reicht nicht aus. Für Arztpraxen werden sich solche elektronischen Fahrtenbücher nur in wenigen Fällen lohnen.

Tipp: Fahrtenbücher in Papierform können Sie im Schreibwarenladen kaufen. Sie erfüllen die Anforderungen des Finanzamts.

Damit Sie das Fahrtenbuch auch richtig führen, müssen Sie auf Folgendes achten:

• Dokumentieren Sie jede Fahrt einzeln und lückenlos.
• Machen Sie Änderungen nachvollziehbar und kenntlich. Fehler dürfen Sie ausstreichen.
• Tragen Sie Fahrten zeitnah ein – also am besten immer sofort, noch während Sie im Auto sitzen. Spätere Nachtragungen, auch aus einem Terminkalender, sind nicht erlaubt.

Tipp: Schaffen Sie Routine. Jedes Mal, wenn Sie den Zündschlüssel abziehen, sollten Sie automatisch zum Fahrtenbuch greifen. Erst danach steigen Sie aus dem Auto aus.

Pflichtangaben: Das muss im Fahrtenbuch stehen

Wenn Sie ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß führen, machen Sie folgende Aufzeichnungen:

• Datum
• Kilometerstand bei Abfahrt und bei Ankunft bzw. zurückgelegte Kilometer
• Abfahrtsort und Zielort
• Zweck der Fahrt
• Fahrer (falls mehrere Personen das Auto nützen, also z. B. auch die MFA oder der Partner)
• Route

Bei Fahrten mit privater Nutzung müssen Sie keine Route angeben.

Außerdem notieren Sie das amtliche KFZ-Kennzeichen im Fahrtenbuch sowie den Kilometerstand jeweils am 1.1. (0 Uhr) und am 31.12. (24 Uhr). Aus der Differenz berechnen Sie die Jahres-Fahrleistung.

Tipp: Wenn Sie bestimmte Wege regelmäßig fahren (z. B. von zuhause in die Praxis), dürfen Sie bei der Eintragung ins Fahrtenbuch Abkürzungen nutzen.

Diese Fehler sollten Sie vermeiden

Zu den No-Gos in puncto Fahrtenbuch zählen:

• Fahrtenbuch im Kalender, als lose Blattsammlung oder als Excel-Tabelle führen
• Seiten aus dem Fahrtenbuch herausreißen
• Fahrten nachträglich eintragen oder verändern
• Hin- und Rückfahrt als eine Fahrt angeben und zurückgelegte Kilometer zusammenzählen
   

Was kann passieren, wenn Fehler im Fahrtenbuch sind?

Hat das Finanzamt Fehler entdeckt, erkennt es das Fahrtenbuch nicht an. In diesem Fall kommt die 1-Prozent-Regel für Ihre Steuererklärung zum Tragen. Das bedeutet, das Finanzamt ermittelt den Listenpreis des Fahrzeugs. Ein Prozent des Listenpreises wird monatlich als geldwerter Vorteil für die private Nutzung des Dienstwagens versteuert.

Tipp: Das Finanzamt wird auch misstrauisch, wenn es Indizien gibt, dass das Fahrtenbuch nicht sofort geführt wurde, sondern z. B. nur monatlich. Wenn das Schriftbild der Eintragungen über Tage hinweg immer gleichbleibt, deutet das darauf hin, dass diese Einträge in Wahrheit am selben Tag gemacht wurden. Auch wenn das Fahrtenbuch nicht schlüssig ist, weil z. B. die Tankquittungen aus der Buchhaltung nicht zu den im Fahrtenbuch angegebenen Routen passen, wird das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch wahrscheinlich beanstanden. Halten Sie Ihre Aufzeichnungen also immer korrekt und aktuell.

Mehr Tipps rund um die Buchhaltung für die Arztpraxis und wirtschaftliche Fragen finden Sie hier im Praxisärzte-Blog und in den Praxisinfos des Virchowbundes. Bei rechtlichen Fragen hilft Ihnen unsere persönliche Rechtsberatung rasch und zuverlässig weiter.