Steuererklärung: Grundlagen

Auch wenn Sie als Arzt Ihre Steuererklärung in die Hände eines Steuerberaters legen: Etwas Grundlagen-Wissen schadet nie und hilft Ihnen, Ihre Betriebsausgaben steuerlich zu optimieren. Z. B. können Praxisinhaber und angestellte Ärzte bei der Steuererklärung unterschiedliche Kosten absetzen.

Einmal im Jahr muss sie sein: die Steuererklärung. Jetzt zahlt es sich aus, wenn man das ganze Jahr über die Grundlagen der Buchhaltung eingehalten hat. Dann klappt die Übergabe der nötigen Unterlagen an den Steuerberater deutlich strukturierter und alle Beteiligten sparen Zeit und Nerven.

Wenn Sie zur Steuererklärung verpflichtet sind – das gilt z. B. für Praxisinhaber –, dann müssen Sie diese bis zum 31. Juli des Folgejahres abgeben. Wenn Sie einen Steuerberater beschäftigen, verlängert sich die Frist bis zum Februar des Folgejahres.

Als angestellter Arzt ist die Steuererklärung meist eine freiwillige Sache. Sie haben bis zu 4 Jahre nach Ende des Steuerjahres Zeit dafür.

Das Finanzamt kann aus unterschiedlichsten Gründen die Fristen jedoch auch verkürzen und zur vorzeitigen Abgabe der Steuererklärung auffordern. Zum Beispiel, wenn Sie in der Vergangenheit Fristen verpasst oder Schulden beim Fiskus angehäuft haben.

Für verspätete Steuererklärungen fallen Zuschläge an. Außerdem schätzt der Fiskus dann einfach Ihre Steuerlast, und das Ergebnis ist meist höher als das aus Ihrer eigenen Steuererklärung.

Wie eine Steuerprüfung oder eine Betriebsprüfung ablaufen, lesen Sie in eigenständigen Beiträgen.

• Mantelbogen
• Anlage S (Freiberufler – für selbstständige Ärzte)
• Anlage N (Werbungskosten – für angestellte Ärzte)
• Gewinnermittlung mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung bei Praxisinhabern

Angestellte Ärzte können Werbungskosten über die Anlage N absetzen. Im Idealfall kommt dadurch viel Geld zusammen, das die Einnahmen und damit die Steuerlast mindert. Die Lohnsteuer wird bereits automatisch vom Arbeitgeber an den Staat abgeführt.

Praxisinhaber müssen zuallererst ermitteln, welche Einnahmen sie im zu versteuernden Kalenderjahr tatsächlich hatten. Diese sind dann die Basis für die Einkommenssteuer.

Kalkuliert wird mithilfe der Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Wenn Sie eine EÜR machen oder vielleicht sogar eine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung erstellen, dann haben Sie bzw. Ihr Steuerberater bereits den nötigen Überblick über Ihre Praxisfinanzen.

Je nach Einkommenssituation kann zusätzlich eine Umsatzsteuerjahreserklärung, eine Gewerbesteuererklärung oder die Anlage Kapitalvermögen nötig sein.

Ob angestellt oder selbstständig, Ärzte können eine ganze Reihe von Kosten beim Fiskus geltend machen – entweder als Werbungskosten oder als Betriebsausgaben.
Häufige Abzugsposten in der Steuererklärung sind z. B.:

• Personal
• Raumkosten, Praxismiete
• Arbeitsmittel, Berufskleidung
• Fortbildungen, Kongresse und sonstige berufliche Reisen
• Fachliteratur
• Beiträge zu Berufsverbänden
• Steuerberater
• Krankenversicherung und Altersversorgung (berufsständisches Versorgungswerk)
• Berufs-Haftpflichtversicherung
• Kontoführungsgebühren
• Telefon- und Internet (beruflich)
• IT-Dienstleister, Webdesigner etc.
• KFZ-Steuer
• Reinigung
• Darlehens-Zinsen für den Praxis-Kredit
• Betriebliche Gesundheitsförderung
• Praxis-Vertretung
• Praxis-Coaching

Die großen Posten der Betriebsausgaben bei Praxisinhabern – Personal, Miete, Anschaffungskosten für Geräte o. Ä. – klammern wir aus Platzgründen hier aus. Hier brauchen Sie auf jeden Fall die fachliche Beratung eines Steuerexperten.

Kosten für die Fortbildungen selbst und für die An- und Abreise, Übernachtung und Verpflegung können Ärzte als Betriebsausgaben (bei Praxisinhabern) oder Werbungskosten (bei angestellten Ärzten) absetzen.

Damit Sie nachweisen können, dass die Ausgaben (hauptsächlich) beruflich bedingt waren, sollten Sie Unterlagen wie Programme, Skripten und Teilnehmerlisten aufbewahren. Daraus ergibt sich, ob die Veranstaltung straff und fachlich organisiert war und von einem entsprechenden geschlossenen Fachpublikum besucht wurde.

Wenn Sie eine Reise sowohl für berufliche als auch für private Zwecke unternehmen, müssen Sie die Kosten trennen.

Praxisvertretung

Wenn Sie während Ihres Urlaubs, eines Kongresses oder wegen einer anderen längeren Abwesenheit einen Vertreter beschäftigen, können Sie das Vertreter-Honorar als Betriebsausgabe von der Steuer absetzen.

Wenn Sie selbst als Vertreter tätig waren, müssen Sie die Einnahmen selbstständig versteuern.

Berufsbekleidung

Arbeitskleidung lässt sich nur dann von der Steuer absetzen, wenn sie nicht auch im Alltag getragen werden kann. Der Arztkittel und die weiße Arzthose sind steuerlich abziehbar. Polo-Shirts, Hemden, Schuhe und Socken aber meist nicht. Ausnahme: Wenn die Kleidungsstücke das Logo der Praxis bzw. des Arbeitgebers tragen, gelten sie als Berufskleidung.

Wird die Kleidung professionell gereinigt, können Sie die Kosten dafür absetzen. Sie brauchen eine Rechnung als Nachweis.

Waschen Sie die Praxiskleidung in der eigenen Waschmaschine, können Sie die Kosten dafür schätzen. Alternativ können Sie auch einen Pauschalbetrag ansetzen, mit dem vom Kauf über die Reinigung bis zur Reparatur alle Kosten abgedeckt sind. Pauschalen unter 110 Euro werden in der Regel vom Finanzamt nicht genauer geprüft.

Je genauer Sie nachweisen können, dass der Praxis-PKW ausschließlich oder überwiegend für berufliche Zwecke genutzt wurde, desto besser ist das für Ihre Steuererklärung. Sie können dafür z. B. ein Fahrtenbuch führen.

Nur mit einem ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch können Sie Nebenkosten wie Tankfüllung, Öl, Reparaturen, Ersatzteile, KFZ-Steuer u. ä. von der Steuer absetzen.

Andernfalls gilt die 1-Prozent-Regel. Das bedeutet, das Finanzamt ermittelt den Listenpreis des Fahrzeugs. 1 Prozent des Listenpreises wird monatlich als geldwerter Vorteil für die private Nutzung des Dienstwagens versteuert.

Mehr über die 1-Prozent-Regel beim Fahrtenbuch sowie über Aufbewahrungsfristen für Steuerdokumente aber auch für Patientenakten erfahren Sie im Praxisärzte-Blog.

Wartezimmerlektüre

Die Wartezimmerlektüre gilt nur dann als Betriebsausgabe, wenn Sie dieselben Zeitungen, Zeitschriften oder Magazine doppelt erhalten – 1x privat, 1x für die Praxis. Andernfalls gilt dieselbe Regel wie bei der Berufskleidung: Was auch privat genutzt werden kann, gilt nicht als Betriebsausgabe.

Notebook, Tablet und Co

Wenn Sie in Ihrer Praxis Notebooks, Tablets und andere mobile Geräte (z. B. Kamera, Beamer) einsetzen, geht das Finanzamt davon aus, dass Sie diese auch privat nutzen. Nur wenn Sie das Gegenteil glaubhaft machen können, dürfen Sie die Kosten von der Steuer abziehen.

Sie müssen also z. B. nachweisen, dass die Geräte in der Praxis aufbewahrt werden oder dass Sie privat ein zweites, mindestens gleichwertiges Gerät besitzen.

Sonderausgaben

Einige private Ausgaben können Sie u. U. als Sonderausgaben geltend machen:

• Kinderbetreuungskosten
• Unterhalt
• Spenden
• Haushaltsnahe Dienstleistungen (Reinigung, Renovierung, Pflege etc.)
• berufsständische Versorgungseinrichtungen
• (private) Versicherungen

Weder die allgemeine Lebens- und Unfallversicherung noch die Praxisausfallversicherung zählen zu den Betriebsausgaben. Sie können aber als Sonderausgaben in die Steuererklärung einfließen.

Die Höchstgrenzen für die jeweiligen Kosten ändern sich laufend. Wenn Sie keine näheren Angaben machen, erhalten Sie automatisch Pauschalen.

Ärztliche Leistungen der Heilkunde sind normalerweise von der Umsatzsteuer befreit. Das gilt allerdings nur, sofern es sich nicht um medizinisch nicht indizierte Wunschleistungen (IGeL), medizinische Gutachten oder ähnliche Einkünfte handelt.Andernfalls fällt sehr wohl Umsatzsteuer an. Dann müssen Sie auch korrekte Rechnungen schreiben und die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Im Gegenzug können Sie sich einen Teil der Vorsteuer zurückholen, die Sie beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen zahlen. Das gilt allerdings nicht für Kleinunternehmer. Holen Sie deshalb den Rat Ihres Steuerberaters ein.

Für die Richtigkeit der steuerlichen Angaben kann keine Haftung übernommen werden. Daher ist immer der Rat Ihres Steuerberaters ausschlaggebend.

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