Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 – Das gilt für die Arztpraxis

Ab dem 1.1.2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für Unternehmen zur Pflicht. Auch Arztpraxen sind betroffen – aber nur in bestimmten Fällen. Das müssen Sie zur E-Rechnungspflicht wissen:

Mit dem 1. Januar 2025 gilt auch in Deutschland die EU-weite Pflicht zur E-Rechnung. Alle Unternehmen sind betroffen – damit auch Arztpraxen. Für sie gibt es jedoch Ausnahmen.

Wir geben Antworten auf die Fragen rund um Ihr Praxismanagement.

Was ist die E-Rechnung?

Mit der E-Rechnung ist gemeint, dass die Rechnung in einem besonderen Datenformat vorliegen muss. Ein per E-Mail versendetes PDF ist also noch keine E-Rechnung.

Darauf kommt es an: Die strukturierten Daten der E-Rechnung machen eine automatische elektronische Verarbeitung möglich. Welche Datenformate für die E-Rechnung definiert wurden, erklären wir weiter unten.

Wann muss eine E-Rechnung erstellt werden?

Die Pflicht, eine elektronische Rechnung auszustellen, trifft ab 2025 alle Unternehmer, die Leistungen an andere Unternehmer im Inland erbringen.

Praxisinhaber können hier doppelt aufatmen. Erstens sind steuerfreie Leistungen – und dazu zählen Heilbehandlungen – ausgenommen. Hier ist keine E-Rechnung nötig. Aber Achtung: Leistungen ohne therapeutischen Zweck, wie z. B. medizinische Gutachten oder der Verkauf von Präparaten, unterliegen sehr wohl der Umsatzsteuer. Lesen Sie dazu mehr im Beitrag Wann fällt Umsatzsteuer in der Arztpraxis an?

Andererseits stellen Ärzte ihre Rechnungen typischerweise an Patienten und nicht an andere Unternehmen, und fallen auch deshalb nicht unter die Pflicht zur E-Rechnungserstellung.

Eine dritte Ausnahme gilt für Kleinbeträge bis 250 Euro. Bleibt die Rechnung unter diesem Betrag, dürfen Sie weiterhin eine Papier- oder PDF-Rechnung ausstellen.

Im Gegenzug dürfen Sie aber auch Rechnung, für die die E-Rechnungspflicht nicht gilt, dennoch als E-Rechnung ausstellen, wenn Sie das möchten und wenn der Patient zustimmt.

E-Rechnung empfangen für Arztpraxen

Dass Sie in der Arztpraxis eine E-Rechnung erhalten, ist sehr viel wahrscheinlicher, als dass Sie eine solche Rechnung erstellen. Und Sie müssen dafür sorgen, dass Sie ab dem 1.1.2025 solche elektronischen Rechnungen tatsächlich empfangen können.

Die Rechnungen werden nicht notwendigerweise per E-Mail versendet, sondern können auch direkt über eine elektronische Schnittstelle empfangen werden. Es ist auch erlaubt, dass die Rechnung in einem Kundenportal bereitgestellt wird.

Ihr Praxismanagement muss also technisch und organisatorisch für den Empfang von E-Rechnungen fit gemacht werden.

Datenformate für die E-Rechnung

Es gibt mehrere zulässige Datenformate für die E-Rechnung. In der Arztpraxis sollten Sie darauf achten, dass das von Ihnen angewendete Format eine XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931 beinhaltet. Verbreitete Formate, die dieser Norm entsprechen bzw. für die E-Rechnung zulässig sind, sind:

• XRechnung
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1)
• Peppol-BIS Billing
• Factur-X (Frankreich; entspricht dem deutschen ZUGFeRD-Format)

Wichtig zu wissen: Das XML-Datenformat kann mit PDF gekoppelt werden. Das heißt, auch eine PDF-Rechnung kann eine XML-Datei enthalten und damit als E-Rechnung gelten – aber nicht jede PDF-Datei ist automatisch eine E-Rechnung.

Übergangsregelung für die E-Rechnungspflicht

Als Unternehmer müssen Sie zum 1.1.2025 noch nicht unbedingt E-Rechnungen versenden. Es gibt Übergangsfristen bis 2027 und darüber hinaus, je nach Höhe Ihres Jahresumsatzes.

Allerdings gilt die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen bereits 2025. Wenn Sie Rechnungen Ihrer Dienstleister oder Lieferanten als E-Rechnung empfangen, aber nicht verarbeiten können, haben Sie keinen Anspruch auf eine andere Form der Rechnung. Die Rechnung gilt als zugestellt, selbst wenn Sie sie nicht empfangen können.

Lassen Sie die E-Rechnungen nicht unbeachtet! Diese sind relevant für Ihre Buchhaltung – und damit auch für Ihre Steuererklärung.

Das müssen Sie als Arzt oder Ärztin jetzt tun

Stellen Sie sicher, dass Sie ab dem 1.1.2025 E-Rechnungen zumindest empfangen und automatisch weiterverarbeiten können. Nehmen Sie dafür Kontakt mit Ihrem IT-Dienstleister bzw. Buchhalter oder Steuerberater auf und prüfen Sie Ihre Finanzbuchhaltungssoftware.

Richten Sie möglichst eine eigene E-Mailadresse für den Empfang von E-Rechnungen ein. Teilen Sie diese E-Mailadresse allen Dienstleistern und Lieferanten mit, die Ihnen in Zukunft E-Rechnungen senden könnten.

Definieren Sie Abläufe, wie während der Übergangsfrist einerseits mit elektronischen und andererseits mit herkömmlichen Rechnungen umgegangen wird.

Sorgen Sie dafür, dass Sie elektronische Rechnungen sicher aufbewahren und diese nicht nachträglich verändert werden können (bzw. jede Änderung dokumentiert wird). Nutzen Sie dafür z. B. eine qualifizierte elektronische Signatur oder eines der zulässigen EDI-Verfahren.

Auch elektronische Rechnungen müssen Sie 10 Jahre lang aufbewahren. Ein Papier-Ausdruck reicht dafür nicht aus. Lesen Sie hier mehr über Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Steuerunterlagen.