Kosten senken

In vielen Arztpraxen wird es mehr oder weniger dem Zufall überlassen, ob am Quartalsende ein Gewinn verbucht werden kann. Doch auch eine Praxis kann und sollte wie ein Unternehmen wirtschaftlich geführt werden. So werden Umsätze, Gewinne und Kosten planbarer.

Ärztlich zu denken und zu handeln und gleichzeitig die Kosten und den Gewinn im Blick zu haben – das schließt sich nicht gegenseitig aus. Es ist möglich, gleichzeitig die Abrechnung und die Umsätze zu optimieren, die Behandlung zu verbessern und die Praxis für Patienten attraktiver zu machen.

Wenn Sie möchten, dass Ihre Praxis mehr Gewinn abwirft, haben Sie 2 Optionen:

• Umsätze steigern
• Kosten senken

Hier erhalten Sie Tipps zur Kostensenkung für Ihre Arztpraxis. Wie Sie Ihre Einnahmen erhöhen, lesen Sie unter Umsatz steigern.

Egal, für welchen Weg oder für welche Kombination Sie sich entscheiden: Der erste Schritt sollte immer eine Analyse der Praxiszahlen in der Betriebswirtschaftlichen Auswertung sein.

Personalkosten machen in vielen Praxen den größten Block aus. Am Personal zu sparen ist allerdings selten eine gute Idee. Denn mit der Kündigung einer MFA verlieren Sie auch Patienten und verbliebene Mitarbeiter meist schneller als Ihnen lieb ist.

Es schadet aber nicht, wenn Sie für jeden Mitarbeiter sagen können, wie viele Kosten er oder sie verursacht. Berücksichtigen Sie nicht nur den Bruttolohn, sondern auch Zusatzleistungen wie erstattete Fahrtkosten, Fortbildungen oder Urlaubsgeld.

Im Mitarbeitergespräch und in der Teambesprechung können Sie herausfinden, ob die Aufgaben im Team zufriedenstellend verteilt sind oder die Arbeitsabläufe neu überdacht werden sollten. Gibt es Zeiten mit Leerlauf oder mit kritischer Überlastung?

Um den Gewinn und damit die Berechnungsgrundlage für Ihre Steuerlast zu ermitteln, gibt es die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Darin listen Sie alle Einnahmen und Ausgaben netto, chronologisch und nach Steuersätzen getrennt auf. (Mehr zur Umsatzsteuer erfahren Sie unter Rechnungen). Geben Sie auch den Verwendungszweck an. Verwenden Sie dafür die Anlage EÜR in Ihrer Steuererklärung.

Wichtig: Ausgaben werden in dem Jahr berücksichtigt, in dem sie tatsächlich gezahlt worden sind. Einnahmen werden in dem Jahr berücksichtigt, in dem sie auf dem Konto eingegangen sind. Bei der doppelten Buchführung ist das ein wenig anders – das ist einer der Gründe, warum u. a. die Steuererklärung je nach Buchführung unterschiedlich ausfallen kann. Sprechen Sie darüber mit Ihrem Steuerberater.

Ergänzt wird die Einnahmen-Überschuss-Rechnung durch ein Anlagenverzeichnis. Darin sind alle betrieblichen Anschaffungen (z. B. Computer, Geräte, Möbel, geringwertige Wirtschaftsgüter) aufgelistet. Dieses Anlageverzeichnis ist u. a. beim Praxisverkauf wichtig.

Auch eine Praxisgemeinschaft kann Kosten sparen. Einen Vertrag zur Gründung einer Praxisgemeinschaft können Sie am Seitenende herunterladen.

Praxisbedarf und Verwaltung

Der Aufwand für Praxis- und Laborbedarf, Porto, Kommunikation und Büromaterial geht ins Geld. Selbst Kleinigkeiten können in Summe viel ausmachen. Es lohnt sich daher, mehrere Angebote einzuholen.

Sorgen Sie dafür, dass Sie immer einen kleinen Vorrat an Materialien in Ihrer Praxis haben, damit keine ad hoc Einkäufe notwendig werden. Denn die sind meistens teuer.

In den meisten Praxen lohnt es sich, diese Aufgaben an einen bestimmten Mitarbeiter zu delegieren. Wenn z. B. die Praxismanagerin es schafft, Einsparungen zu erzielen, können Sie einen Teil davon als steuerbegünstigten Bonus auszahlen.

Klicken Sie hier, wenn Sie mehr über

• Praxisbedarf und Sprechstundenbedarf
• Materialwirtschaft
• Mitarbeiterführung

in der Arztpraxis erfahren möchten.

Finanzierungskosten

Zu den Finanzierungskosten gehören nicht nur Zinsen aus Krediten, sondern auch Kontoführungs- und Bearbeitungsgebühren. Je älter eine Praxis ist, umso mehr Konten werden in der Regel geführt. Jedes zusätzliche Konto verursacht Kosten, die Sie vermeiden können.

Bei den Finanzierungskosten durch Zinsen und Raten sind Sie ohnehin meist langfristig gebunden. Wenn Sie einer neuen Finanzierung zustimmen, sollten Sie allerdings nicht nur auf einen günstigen Zinssatz achten. Zu einem maßgeschneiderten Finanzierungskonzept gehören auch das richtige Kreditinstitut, eine geeignete Zinsform, die passende Laufzeit, die mögliche Kreditart, Darlehenskosten und nicht zuletzt individuelle Steuervorteile.

Bedenken Sie auch: Je höher Ihr persönlicher Steuersatz ist, desto mehr profitieren Sie von den Kosten, die Ihr zu versteuerndes Einkommen mindern. Die Entscheidung zu den Finanzierungskosten sollten Sie daher gemeinsam mit Ihrem Steuerberater treffen.

Versicherungskosten

Die Prämien für die Praxis-Versicherungen gehören zu den steuerlich unbeschränkt abzugsfähigen Praxisausgaben:

• Berufshaftpflichtversicherung
• Betriebsunterbrechungsversicherung
• KFZ-Versicherung für den Praxis-PKW
• Praxisinventarversicherung
• Praxis-IT-Versicherung
• Rechtsschutzversicherung
• Regressversicherung

Es lohnt sich, diese Versicherungen im Laufe der Zeit immer wieder zu überprüfen. Sind z. B. die Prämien noch angemessen oder ist die Berufshaftpflichtversicherung viel zu hoch, weil es bereits günstigere Spezialtarife gibt?

Wieviel Geld geben Sie jährlich für steuerliche, betriebswirtschaftliche und juristische Beratung aus? Waren Sie mit den Leistungen zufrieden?

Auch bei den Beratungskosten lohnt es sich, Vergleichsangebote einzuholen und ggfs. nachzuverhandeln.

Weitere Tipps zum Thema Kosten senken und Gewinne steigern geben wir in unseren Praxisinfos und im Praxisärzte-Blog. Vorlagen für IGeL-Behandlungsverträge oder zur Gründung z. B. einer BAG oder Praxisgemeinschaft finden Sie unter unseren Musterverträgen. Bei Fragen ist unsere Rechtsberatung für Sie da.