Gewinn- und Verlustrechnung verstehen und erstellen

Die Gewinn- und Verlustrechnung ist eine Möglichkeit um herauszufinden, ob Ihre Praxis wirtschaftlichen Erfolg hat und Gewinn erzielt. Hier erfahren Sie, wie Sie die GuV-Rechnung erstellen, welche Rolle sie im Jahresabschluss spielt und welche besonderen Regeln für Ärzte gelten.

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) tut, was ihr Name schon sagt: Sie zeigt, ob das Unternehmen Gewinn oder Verlust macht. Dafür stellt sie die Aufwendungen (Kosten) eines bestimmten Zeitraums (z. B. ein Monat oder Geschäftsjahr) den Erträgen (Einnahmen) gegenüber.

Die Gewinn- und Verlustrechnung ist ein Teil der Bilanz. Das bedeutet: Ein Unternehmen, das eine Bilanz erstellt, muss im Rahmen des Jahresabschlusses automatisch auch eine GuV machen.

Ärzte üben einen freien Beruf aus. Deshalb müssen sie – in den meisten Fällen – weder GuV noch Bilanz erstellen. Viele Praxen entscheiden sich für die etwas vereinfachte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Im Vergleich mit der EÜR ist die GuV zwar komplexer, bietet aber auch eine bessere Übersicht über die Praxis-Buchführung und den unternehmerischen Erfolg der Praxis. Das hilft z. B. auch in Kreditverhandlungen mit der Bank.

Wie eine Gewinn- und Verlustrechnung aufgebaut ist, regelt § 275 Handelsgesetzbuch (HGB). Dabei gelten die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung. Die GuV muss klar und übersichtlich sein.

Bei der Darstellung können Sie wählen zwischen der Kontenform und der Staffelform. Bei der Kontenform trennen Sie Aufwände und Erträge in zwei Spalten – in Soll-Seite und Haben-Seite, wie in der Bilanz. Bei der Staffelform führen Sie eine fortlaufende Liste mit Minus- und Plus-Beträgen.

Zusätzlich wählen Sie zwischen dem Bruttoprinzip und dem Nettoprinzip. Beim Nettoprinzip dürfen Sie Kosten und Erträge derselben Art sofort zusammenrechnen; beim Bruttoprinzip schreiben Sie die einzelnen Posten getrennt auf.

Wenn Sie sich einmal für eine Darstellung entschieden haben, müssen Sie dabei bleiben. Damit bleiben Ihre Verlustrechnungen auch von Jahr zu Jahr vergleichbar.

Die dritte Unterscheidung ist zwischen Gesamtkostenverfahren und Umsatzkostenverfahren. Beim Gesamtkostenverfahren werden alle angefallenen Aufwendungen berücksichtigt, beim Umsatzkostenverfahren nur jene Aufwendungen für verkaufte Produkte. Für Arztpraxen ist daher das Gesamtkostenverfahren meist sinnvoller.

Die Reihenfolge der einzelnen Positionen in der GuV wird vom HGB wie folgt festgelegt:

1. Umsatzerlöse
2. Bestandsveränderungen
3. andere aktivierte Eigenleistungen
4. sonstige betriebliche Erträge
5. Materialaufwand (untergliedert)
6. Personalaufwand (untergliedert)
7. Abschreibungen (untergliedert)
8. sonstige betriebliche Aufwendungen
9. Erträge aus Beteiligungen
10. Erträge aus anderen Wertpapieren
11. Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge
12. Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens
13. Zinsen und ähnliche Aufwendungen
14. Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit
15. außerordentliche Erträge
16. außerordentliche Aufwendungen
17. außerordentliches Ergebnis
18. Steuern vom Einkommen und vom Ertrag
19. Sonstige Steuern
20. Jahresüberschuss / Jahresfehlbetrag