Gewinn- und Verlustrechnung verstehen und erstellen

Die Gewinn- und Verlustrechnung ist eine Möglichkeit um herauszufinden, ob Ihre Praxis wirtschaftlichen Erfolg hat und Gewinn erzielt. Hier erfahren Sie, wie Sie die GuV-Rechnung erstellen, welche Rolle sie im Jahresabschluss spielt und welche besonderen Regeln für Ärzte gelten.

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Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) tut, was ihr Name schon sagt: Sie zeigt, ob das Unternehmen Gewinn oder Verlust macht. Dafür stellt sie die Aufwendungen (Kosten) eines bestimmten Zeitraums (z. B. ein Monat oder Geschäftsjahr) den Erträgen (Einnahmen) gegenüber.

Wie hängt die GuV mit der Bilanz zusammen?

Die Bilanz besteht aus Konten. Die GuV ist ein Unter- bzw. Hilfskonto zum Konto Eigenkapital. Dort werden über das gesamte Jahr hinweg alle Aufwendungen und Erträge gesammelt. Das ist übersichtlicher.

Beim Jahresabschluss wird zusammengerechnet und die Differenz (Saldo) vom GuV-Konto auf das Eigenkapital-Konto gebucht: Ein Gewinn vermehrt das Eigenkapital, ein Verlust mindert es.

Mehr zum System der doppelten Buchführung lesen Sie unter Bilanz. Die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung erklären wir unter den Buchhaltungs-Grundlagen. Dort erfahren Sie auch, warum Umsatz nicht gleich Gewinn ist.

Wann sollten Ärzte eine GuV für ihre Praxis machen?

Die Gewinn- und Verlustrechnung ist ein Teil der Bilanz. Das bedeutet: Ein Unternehmen, das eine Bilanz erstellt, muss im Rahmen des Jahresabschlusses automatisch auch eine GuV machen.

Ärzte üben einen freien Beruf aus. Deshalb müssen sie – in den meisten Fällen – weder GuV noch Bilanz erstellen. Viele Praxen entscheiden sich für die etwas vereinfachte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Im Vergleich mit der EÜR ist die GuV zwar komplexer, bietet aber auch eine bessere Übersicht über die Praxis-Buchführung und den unternehmerischen Erfolg der Praxis. Das hilft z. B. auch in Kreditverhandlungen mit der Bank.

Tipp

Erstellen Sie Ihre GuV nicht jährlich, sondern quartalsweise oder sogar monatlich. So erkennen Sie viel schneller, ob Kosten explodieren und Verluste entstehen. Dann können Sie rechtzeitig reagieren.

Formaler Aufbau und Verfahren: So erstellen Sie eine GuV

Wie eine Gewinn- und Verlustrechnung aufgebaut ist, regelt § 275 Handelsgesetzbuch (HGB). Dabei gelten die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung. Die GuV muss klar und übersichtlich sein.

Bei der Darstellung können Sie wählen zwischen der Kontenform und der Staffelform. Bei der Kontenform trennen Sie Aufwände und Erträge in zwei Spalten – in Soll-Seite und Haben-Seite, wie in der Bilanz. Bei der Staffelform führen Sie eine fortlaufende Liste mit Minus- und Plus-Beträgen.

Zusätzlich wählen Sie zwischen dem Bruttoprinzip und dem Nettoprinzip. Beim Nettoprinzip dürfen Sie Kosten und Erträge derselben Art sofort zusammenrechnen; beim Bruttoprinzip schreiben Sie die einzelnen Posten getrennt auf.

Wenn Sie sich einmal für eine Darstellung entschieden haben, müssen Sie dabei bleiben. Damit bleiben Ihre Verlustrechnungen auch von Jahr zu Jahr vergleichbar.

Aufbewahrungsfristen

Die GuV müssen Sie 10 Jahre lang aufbewahren – ähnlich wie Patientenakten. Unsere Praxisinfo „Aufbewahrungspflichten“ zeigt Ihnen übersichtlich, welche Fristen für welche Dokumente gelten.

Die dritte Unterscheidung ist zwischen Gesamtkostenverfahren und Umsatzkostenverfahren. Beim Gesamtkostenverfahren werden alle angefallenen Aufwendungen berücksichtigt, beim Umsatzkostenverfahren nur jene Aufwendungen für verkaufte Produkte. Für Arztpraxen ist daher das Gesamtkostenverfahren meist sinnvoller.

Die Reihenfolge der einzelnen Positionen in der GuV wird vom HGB wie folgt festgelegt:

Umsatzerlöse
Bestandsveränderungen
andere aktivierte Eigenleistungen
sonstige betriebliche Erträge
Materialaufwand (untergliedert)
Personalaufwand (untergliedert)
Abschreibungen (untergliedert)
sonstige betriebliche Aufwendungen
Erträge aus Beteiligungen
Erträge aus anderen Wertpapieren
Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge
Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens
Zinsen und ähnliche Aufwendungen
Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit
außerordentliche Erträge
außerordentliche Aufwendungen
außerordentliches Ergebnis
Steuern vom Einkommen und vom Ertrag
Sonstige Steuern
Jahresüberschuss / Jahresfehlbetrag

Tipp

Die Praxisinfo „Die Auswertung Ihrer Buchhaltung“ enthält ein nachvollziehbares, vollständiges Rechenschema zur Finanzbuchführung mit allen Einnahmen und Ausgaben, die in einer Arztpraxis oder Zahnarztpraxis vorkommen können. Darin wird auch die Betriebswirtschaftliche Auswertung nachvollziehbar erklärt.

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