5 Tipps, wie Sie Kosten sparen durch Materialwirtschaft in der Arztpraxis

Viele Arztpraxen bestellen Materialien des Praxisbedarfs spontan. Damit verschenken Ärzte und MFA Geld. Die Virchowbund-Praxisberaterin Margaret Plückhahn gibt Tipps, wie es besser geht: mit Materialmanagement.

Den Praxisbedarf kaufen Sie auf eigene Rechnung ein. Anders als beim Sprechstundenbedarf werden Ihnen die Kosten nicht direkt ersetzt. Es lohnt sich für Sie also, zu sparen.

Materialwirtschaft bzw. Materialmanagement in der Arztpraxis klingt kompliziert, ist aber eigentlich recht einfach. Im Grunde geht es vor allem darum, dass Sie beim Bestellen von Praxisbedarf und anderem Material planvoll vorgehen.

Kaufen Sie bedarfsgerecht ein. Vermeiden Sie spontane oder Notkäufe. Das hat den Vorteil, dass

• Sie meist günstigere Preise bekommen
• Sie die dafür nötige Arbeitszeit effizienter einsetzen
• das Lager nie zu voll ist und damit auch keine Haltbarkeitsfrist überschritten wird
• weniger Kapital gebunden ist

Ziel ist es also, dass zu jeder Zeit das richtige Material in der Arztpraxis verfügbar ist. Das nennt man effizientes Materialbeschaffungsmanagement.

Führen Sie Buch – über Materialien, Menge und Preise

Wer planvoll vorgehen will, braucht zuerst einen Überblick. Welches Material fällt überhaupt in Ihrer Praxis an? Wieviel ist davon vorhanden? Wo und wann wird es bestellt?

• Welche Mittel und Materialien werden regelmäßig ge- und verbraucht?
• Was davon ist Sprechstundenbedarf?
  Sprechstundenbedarf wird nach den Regeln der in Ihrem KV-Bezirk geltenden Sprechstundenbedarfsvereinbarung beschafft und erstattet.
• Was ist Praxisbedarf?
  Praxisbedarf muss auf eigene Rechnung beschafft werden. Er ist also mit der Abrechnung gegenüber der KV abgegolten.
• Welche Produkte und Materialien sind tatsächlich nur im Einzelfall bzw. für bestimmte individuelle Behandlungen erforderlich?
  Diese stellen Sie ggf. sogar dem Kostenträger oder der KV gesondert in Rechnung.

Mehr über den Unterschied erklären wir auf unserer Seite zu Praxisbedarf und Sprechstundenbedarf.

Notieren Sie speziell beim Praxisbedarf materialbezogen folgende Daten:

• Lieferanten
• Preise
• Lieferfristen
• relevante Zahlungsbedingungen
• Ansprechpartner
• Bestellmenge
• Verbrauch
• Rechnungseingänge
• Zahlungen

Legen Sie dazu eine Tabelle an, z. B. in Excel, und lassen Sie auch die Quartals- oder Jahresmengen und die Gesamtkosten automatisch berechnen. Einmal erstellt ist diese Liste dann eine gute und dauerhafte Hilfe.

Machen Sie regelmäßig Inventur

Notieren Sie z. B. die Materialmenge am Monatsanfang und am Monatsende. Die Differenz ist der Verbrauch im Monat. Ihren Materialverbrauch zu kennen, ist wichtig für Ihr eigenes Kosten-Controlling. Klicken Sie hier für mehr Wissen rund ums Controlling.

Erfassen Sie, in welcher Menge und in welchem Rhythmus Sie Material bestellen. Stimmen die Bestellintervalle mit Ihrem Verbrauch laut Inventur überein?

Achten Sie unbedingt auf eventuelle Verfallsdaten. Materialien, die aufgrund der begrenzten Haltbarkeit nur kurzzeitig gelagert werden können, müssen also in geringerer Menge und dafür häufiger bestellt werden.

Wie im Supermarkt gilt die Regel „first in, first out“. Ältere Materialien, also die wenigen Restbestände, die noch da sind, werden zuerst verbraucht. So vermeiden Sie „Lagerhüter“ und auch „Notkäufe“.

Legen Sie eine Reserve fest

Eine Reserve hilft Ihnen, unvorhergesehene Probleme bei der Lieferung auszugleichen.

Denn: Die Lieferfristen und sogar die Lieferbarkeit schwankt manchmal, Produkte oder Lieferanten verschwinden vom Markt oder kommen neu dazu, Produkte werden in der Qualität geändert, neue Packungsgrößen angeboten ... Eine Reserve verschafft Ihnen die nötige Zeit, sich in diesen Fällen in Ruhe neu orientieren zu können.

Auch die Reserve notieren Sie in Ihrer Liste. Legen Sie besonderes Augenmerk auf selten benötigte, aber kostenintensive und ggf. begrenzt haltbare Materialien, die aber – für den Fall des Falles – vorhanden sein müssen.

Richten Sie ein Lager ein

Für Ihren Praxisbedarf sollten Sie eine ständige Lagermöglichkeit haben. Ein stetiges „mal hier, mal da“ kostet im Praxisalltag Zeit und damit Geld. Und es nervt.

Keller, Dachboden oder Balkon? Das Lager bzw. die Aufbewahrung muss geeignet sein, die Beschaffenheit und Güte des Praxisbedarfs zu bewahren.

Und die Materialien müssen im Praxisalltag erreichbar sein. Für das Bestücken der einzelnen Behandlungsräume können Checklisten helfen. Das Auffüllen wird dann in der Routine von den verantwortlichen Mitarbeitern erledigt.

Vergleichen Sie Preise und Konditionen

Beim Praxisbedarf gibt es eine kaum zu überblickende Angebotspalette: unzählige Produkte in den verschiedensten Ausführungen und (glaubt man den Anbietern) von hervorragender Qualität.

Doch es lohnt sich, genau hinzusehen und zu vergleichen. Denn die Preisunterschiede können bei größeren Mengen schnell viel Geld ausmachen.

Seien Sie kritisch bei Aussagen von Lieferanten wie „Wir beliefern Sie regelmäßig zuverlässig und zeitgerecht“. Lassen Sie sich auch nicht mit Bestell-Abos und vorgefertigten Bestelllisten „helfen“. Sie als Praxisinhaber entscheiden, welche Materialien, Mittel und Produkte Sie in welcher Menge wie oft bzw. wann in Ihrer Arztpraxis benötigen.

Kritisch heißt hier nicht gleich ablehnend. Wichtig ist es einfach, sich mit der Materie des Einkaufs und der Lagerhaltung vertraut zu machen. So können Sie mit Anbietern und Lieferanten auf Augenhöhe verhandeln.

Planen Sie Zeit für die Annahme der Lieferung ein

Liefertermine sollten Sie möglichst so vereinbaren, dass Sie eine erste Kontrolle durchführen können, bevor Sie die Lieferung quittieren. Gleichen Sie die Lieferung mit Ihrer Bestellung ab.

Planen Sie auch Zeit fürs Auspacken und Einräumen ein. Es wäre ineffizient, wenn die Materialien schnell irgendwohin verstaut werden, wo sie nicht hingehören, nur weil Zeitdruck herrscht oder die Pakete mitten im Flur im Weg stehen. 

Digitalisieren Sie Ihre Warenwirtschaft

Für Zahnarztpraxen gibt es bereits Systeme, um Lagerbestände mithilfe eines Smartphones oder Handscanners elektronisch zu registrieren. Wird ein Material verwendet, muss es ebenfalls gescannt werden. Die Nachbestellung ist genauso unkompliziert am PC möglich.

Das ist für die meisten Hausarzt- und Facharztpraxen Zukunftsmusik. Aber: Vielleicht hat Ihr PVS-Anbieter ein taugliches Materialverwaltungsprogramm im Angebot, das auch Ihren Vorstellungen entspricht.

Ansonsten ist eine individuelle Lösung schnell selbst gemacht. Wenden Sie sich für weitere Tipps einfach an unsere Praxisberatung. Dieser Service für Mitglieder im Virchowbund ist im Mitgliedsbeitrag enthalten.

Weitee Tipps, wie Sie Ihre Praxis digitalisieren können, finden Sie auf unserer Seite „Digitale Arztpraxis“.

Klicken Sie hier für weitere Tipps rund um die Praxisorganisation. Sie sind bereits Mitglied im Virchowbund? Dann können Sie sich direkt an unsere persönliche Praxisberatung durch Margaret Plückhahn wenden. Wenn nicht, können Sie hier schnell und einfach Mitglied werden.