So vermeiden Sie Zahlungsausfälle bei Patienten

Oft kapitulieren Arztpraxen im Mahnprozess. Weil es sich (vermeintlich) nicht lohnt, werden die offenen Beträge zuletzt aus der Buchhaltung ausgebucht.

Wir haben hier ein paar Tipps für Sie zusammengestellt, mit denen Sie das Risiko von Zahlungsausfällen verringern können:

Sofortkasse bei geplanten Rechnungen (Selbstzahler und IGeL)

Richten Sie eine Sofortkasse ein. Es ist nicht unethisch oder verwerflich, für die ärztliche Leistung Honorar zu verlangen. Das ist auch so, wenn es sofort vollzogen wird.

Es spricht also überhaupt nichts dagegen, für die gerade stattgefundene Behandlung sofort eine Rechnung zu erstellen und diese gegen Zahlung auch zu quittieren. Speziell, wenn die Patienten bei geplanten Selbstzahler- bzw. IGeL-Leistungen darauf vorbereitet sind, dass die Behandlung nicht von der gesetzlichen Krankenkasse (im Sachleistungsprinzip) übernommen wird. Eine Ausnahme sind selbstverständlich Notfälle.

Sprechen Sie im Praxisteam das Vorgehen ab, implementieren Sie einen Prozess. Dieser sollte mit der Information des Patienten über das Vorgehen beginnen (am besten schriftlich). Jeder Schritt, von der rechtzeitigen Vorbereitung der Rechnung bis zum Abschluss des Buchhaltungsprozesses wird definiert und ist den dafür verantwortlichen Mitarbeiterinnen klar.

• Weisen Sie bereits bei der Terminvergabe (z. B. zu einer IGeL-Leistung) darauf hin, dass der Patient die Rechnung am selben Tag in der Praxis begleichen muss
• Bereiten Sie die Rechnung zum Termin vor, übergeben Sie sie am Ende des Termins (hier erfahren Sie, wie Sie Rechnungen korrekt erstellen)
• Kassieren sie sofort, entweder bar oder bargeldlos
• Stellen Sie eine Quittung für die Zahlung aus

Dieses Vorgehen entlastet die Praxisverwaltung enorm. Sie bzw. Ihre MFA müssen keine Zahlungseingänge kontrollieren erfolgen, keine Telefonate führen, keine Mahnungen schreiben und Zinsen berechnen. Sie sparen Porto und Probleme beim Postversand.

Die Information zur Sofortkasse können Sie in die Dokumente einbauen, die Patienten bei Ihnen standardmäßig in Papierform erhalten, z. B.

• Terminzettel
• Informationsblatt zur Vorbereitung des Termins
• Aufklärungsbogen
• Behandlungsvertrag

Zu den Behandlungsverträgen des Virchowbundes für Kassenpatienten oder Privatpatienten.

Ein Satz wie „Bitte denken Sie daran, dass die Rechnung für die Leistung am Behandlungstag in der Praxis direkt zu begleichen ist“ ist freundlich und legitim.

Privatpatienten: Zwischenrechnungen erstellen

Grundsätzlich gilt: Privatversicherte zahlen die Rechnung selbst. Sie als Arzt müssen nicht warten bis der Patient die Erstattung von seiner Privatversicherung (PKV) erhalten hat.

Wenn der Behandlungsanlass geplant war (z. B. eine Nachschau oder ein regelmäßiger Kontakt zur Kontrolle, Rezeptausstellung, Vorsorgeleistungen) und der nächste Termin planbar erst mehrere Wochen später stattfindet oder kein Anschlusstermin notwendig ist, kann wie oben beschrieben bei Selbstzahler- oder IGeL-Leistungen vorgegangen werden.

Wenn es sich um einen neuen Behandlungsanlass handelt, empfiehlt sich häufig aus arbeitsökonomischen Gründen etwas anderes:

• Wenn der Patient nach einem Krankenhausaufenthalt zu Ihnen kommt und dann eine Zeitlang in der Nachbehandlung ist
• Wenn Sie selbst operieren und nachversorgen
• Wenn aufgrund der Situation zunächst eine weitere Diagnostik durchgeführt werden muss, die sich auf mehrere, auch externe, Termine erstreckt

können Sie Zwischenrechnungen erstellen.

Suchen Sie nach geeigneten Zeitpunkten in der Behandlung und kündigen Sie das, um Überraschungen zu vermeiden, freundlich an.

Bei Dauerbehandlungen sollten Sie ebenfalls regelmäßig Zwischenrechnungen stellen. Für die Patienten hat das den Vorteil, dass die Summe, für die sie in Vorleistung gehen, nicht so stark anwächst.

Zahlungsmanagement outsourcen

Wer sich in der Praxis ganz generell vom Aufwand mit Rechnungen und Zahlungen befreien möchte, kann dieses Feld auch an externe Dienstleister abtreten. Hier ist von der Rechnungserstellung bis zum Inkasso bzw. Forderungsverkauf (fast) alles möglich – je nachdem, wie umfangreich Dienste eingekauft werden. Ein solcher Dienstleister ist z. B. unser Kooperationspartner privadis.

Wenn Sie ohne Dienstleister die Zahlungsausfälle reduzieren wollen, führt an einem strukturieren Prozess kein Weg vorbei. Beginnen Sie bei neuen Patienten, die es ohnehin noch nicht gewöhnt sind, von Ihnen die Rechnung später per Post zu bekommen. Nach einer kurzen Zeit wird Routine einkehren und der Ärger über nicht bezahlte Rechnungen lässt deutlich nach.

Lesen Sie auch: Die 5 häufigsten Gründe, warum Patienten IGeL-Rechnungen nicht bezahlen – und was Sie tun können.

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