Mahnungen für unbezahlte Arztrechnungen schreiben

Unbezahlte Rechnungen gehören in den meisten Arztpraxen zum Alltag. Hier erfahren Sie alles, was Sie zum Schreiben einer Mahnung wissen müssen. Außerdem erklären wir den Mahnprozess von der ersten Zahlungserinnerungen bis zur letzten Mahnung mit gerichtlichen Schritten.

Ausbleibende Zahlungen für die Behandlung von Privatpatienten und Selbstzahlern können die Liquidität Ihrer Praxis gefährden. Deshalb sollten Sie bei Fälligkeit einer Rechnung konsequent und professionell mahnen. Eine Mahnung zu schreiben ist nichts Ungewöhnliches, sondern ein ganz normaler Vorgang im Praxisbetrieb.

Mit der richtigen Praxisorganisation sorgen Sie schon im Vorfeld dafür, dass offene Rechnungen pünktlich und vollständig bezahlt werden. Bleibt eine Forderung dennoch offen, steigern Sie die Chance auf eine Zahlung, wenn Sie professionell mahnen. Hier zeigen wir Ihnen, wie das geht.

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Gründe für nicht bezahlte Rechnungen

Patienten haben, wie alle anderen Kunden auch, verschiedene Gründe, weshalb sie eine Rechnung nicht bezahlen. Häufige Gründe für einen Verzug sind:

Der Kunde (Patient) hat die Rechnung verloren
Der Kunde (Patient) hat die Rechnung vergessen
Der Kunde (Patient) hat vorüberergehende oder dauerhafte Zahlungsschwierigkeiten
Der Kunde (Patient) handelt in betrügerischer Absicht

Viele Probleme mit ausstehenden Zahlungen lassen sich jedoch schon durch eine gute Vorbereitung vermeiden.

Ergänzende Informationen

Die häufigsten Gründe, warum Patienten Arztrechnungen nicht bezahlen, lesen Sie im Praxisärzte-Blog. Mehr Informationen zur Buchführung in der Praxis und speziell zum Thema Rechnungen finden Sie in eigenen Beiträgen.

Was Sie schon im Vorfeld tun können

Mit der Behandlung eines Patienten geht ein Behandlungsvertrag einher, der üblicherweise mündlich oder sogar wortlos geschlossen wird. Durch die freiwillige Annahme der Dienstleistung des Arztes – also der Behandlung – akzeptiert der Patient den Vertrag.

Behandlungsvertrag

Wenn der Patient nicht gesetzlich versichert ist oder eine Selbstzahler-Leistung (IGeL) in Anspruch nimmt, sollten Sie den Behandlungsvertrag unbedingt schriftlich schließen. Mit unseren Vorlagen für die Patientenerklärung und Behandlungsverträge für Privat- und Kassenpatienten erstellen Sie den Vertrag ganz fix.

Zu den Vorlagen

Klären Sie den Patienten vor Behandlungsbeginn schriftlich über die zu erwartenden Kosten gemäß Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) auf. So vermeiden Sie Missverständnisse und Beschwerden zur Rechnung.

Achten Sie beim Erstellen Ihrer Rechnungen auf die genaue Einhaltung der GOÄ-Vorgaben. Nur dann ist der Patient nämlich auch zahlungspflichtig. Wie Sie Rechnungen richtig schreiben, zeigen wir Ihnen in einem eigenen Beitrag.

Eine gute Option ist zusätzlich, Ihren Patienten anzubieten, die Rechnung direkt vor Ort zu bezahlen. Dafür müssen Sie sich zwar ein Kartenterminal anschaffen, insgesamt ist der organisatorische Aufwand aber sehr überschaubar. Das Geld landet sofort auf Ihrem Konto und Sie vermeiden den weiteren Ärger mit Mahnschreiben und Verzugszinsen.

Dennoch werden sich offene Forderungen nicht völlig vermeiden lassen. Dann kommen Sie nicht umhin, eine Mahnung zu schreiben, um Ihr Geld zu erhalten.

Richtig mahnen

Wenn ein Schuldner seine offene Rechnung nicht bezahlt, sollten Sie in 3 Schritten mahnen:

Eine freundliche Zahlungserinnerung (erste Mahnung), in der Sie den Schuldner auf den Verzug und den ausstehenden Betrag hinweisen
Die zweite und letzte Mahnung ist sehr deutlich. Hier drohen Sie, einen Anwalt hinzuzuziehen und ein gerichtliches Mahnverfahren zu eröffnen, wenn Ihre Forderung nicht beglichen wird.
Als letztes Mittel bleibt Ihnen das gerichtliche Mahnverfahren. Wie es abläuft, beschreiben wir detailliert in unserer Praxisinfo „Zahlungserinnerung – Mahnung – gerichtliche Mahnverfahren“.

Rechtlich gesehen sind Sie nicht dazu verpflichtet, eine zweite Mahnung zu versenden, bevor Sie rechtliche Schritte ergreifen. Die gesetzliche Regelung lautet, dass eine erste Mahnung oder Zahlungserinnerung an den Schuldner ausreicht, um einen gerichtlichen Mahnbescheid zustellen zu können.

Im Alltag aber hat sich die zweite Mahnung als zusätzliche Erinnerung und Warnung bewährt. Denn meist steckt keine böse Absicht hinter dem Verzug. Eine dritte Mahnung lohnt den Aufwand dagegen meist nicht. Wie viele außergerichtliche Mahnungen Sie dem Schuldner zugestehen, bleibt aber letztlich Ihnen überlassen.

Text-Vorlagen für das erste und zweite Mahnschreiben enthält unsere Praxisinfo „Zahlungserinnerung – Mahnung – gerichtliche Mahnverfahren“. Laden Sie sie am Seitenende herunter.

Fragen Sie nach

Wenn die erste Aufforderung zur Zahlung verpufft, sollten Sie oder Ihre MFA das persönliche oder telefonische Gespräch mit dem säumigen Patienten oder Kunden suchen. Das ist oft erfolgreicher als ein zweites Mahnschreiben.

Mahnschreiben: Form und Formulierung

Theoretisch sind Sie beim Schreiben Ihrer Mahnung an keine Formvorschriften gebunden. Diese wichtigen Inhalte sollte Ihr Mahnschreiben aber unbedingt enthalten:

Wählen Sie eine eindeutige Überschrift, z. B. „Mahnung“ oder „Zahlungserinnerung“
Machen Sie deutlich, dass sich der Schuldner im Verzug befindet
Fordern Sie Ihn freundlich aber bestimmt zur Zahlung auf
Stellen Sie einen klaren Bezug zur ursprünglichen Rechnung her
Weisen Sie auf die Rechnungsnummer, das ursprüngliche Fälligkeitsdatum und den ausstehenden Betrag hin
Berechnen Sie ggfs. Verzugszinsen bzw. Mahngebühren
Sie können ein neues Zahlungsziel festlegen. Geben Sie dafür ein genaues Datum an, also „bis zum 31.12.2025“ statt „innerhalb von 30 Tagen“. Das ist allerdings nicht verpflichtend.

Ein Mahnungs-Muster könnte z. B. so lauten:

Sehr geehrter Herr Mustermann, leider mussten wir feststellen, dass unsere Rechnung vom 1.6.2024 (Rechnungsnummer: 12345, Fälligkeit: 30.6.2024) bis heute nicht von Ihnen bezahlt wurde. Ich bitte Sie, den Rechnungsbetrag in Höhe von 123 Euro bis spätestens 31.8.2024 auf das unten angegebene Konto zu überweisen.

Zustellung beweisen

Versenden Sie die Mahnung am besten per Einwurfeinschreiben. So können Sie im Fall eines Gerichtsprozesses beweisen, dass sie auch wirklich zugestellt wurde.

Fristen

Nach der Gebührenordnung für Ärzte (GÖA) ist eine korrekt gestellte Rechnung grundsätzlich sofort fällig, sobald der Patient diese erhalten hat. Hier sollten Sie aber Fingerspitzengefühl zeigen. Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) benennt nämlich eine längere Frist für die Fälligkeit: 30 Tage nach Erhalt der Rechnung. Nach Ablauf dieser Zeit ist ein Kunde oder Patient in jedem Fall im Verzug. Jetzt sollten Sie auch die erste Zahlungserinnerung schreiben.

Die weiteren Fristen sind nicht festgeschrieben. Üblich ist es, dem Schuldner bei der ersten Mahnung eine Frist von 14 Tagen einzuräumen. Bei der letzten Mahnung kann diese auf 7 bis 10 Tage reduziert werden.

Mahngebühren und Verzugszinsen

Wie hoch die Verzugszinsen und die Mahngebühr sein dürfen, ist nicht klar geregelt. Es gibt jedoch diverse Gerichtsurteile und eine gelebte Praxis, an der Sie sich orientieren können.

Andrea Schannath

Rechtsberatung

Die Mahngebühr für den Schuldner darf nicht höher ausfallen darf als der Ihnen entstandene Schaden. Damit sind die Kosten gemeint, die Ihnen das Mahnverfahren selbst verursacht, also vor allem Papier- und Portokosten. Da kommt demnach nicht viel zusammen. In einigen Fällen sind gerichtlich sogar Beträge von weniger als 1 Euro festgesetzt worden. Als übliche und vertretbare Forderung gelten 2 bis 5 Euro.

Verzugszinsen dürfen Sie frühstens nach der ersten Zahlungserinnerung ansetzen. Für die Berechnung der Verzugszinsen wird der Basiszinssatz nach § 247 BGB herangezogen (derzeit -0,88 %). Die Verzugszinsen dürfen 5 % darüber liegen. Damit dürfen Sie aktuell 4,12 % Zinsen in Rechnung stellen.

Alternative: Mahnung durch die PVS

Wenn Sie sich selbst nicht mit Mahnungen auseinandersetzen möchten, können Sie Ihre Honorarforderungen treuhänderisch an eine Privatärztliche Verrechnungsstelle (PVS) abtreten. Auch die PVS arbeiten nach dem 3-stufigen Mahnverfahren.

Doch Vorsicht: Auch bei Mahnungen müssen die Grenzen der ärztlichen Schweigepflicht eingehalten werden. Patienten müssen der Weitergabe ihrer Daten in jedem Fall ausdrücklich zugestimmt haben. Wenn Sie die PVS beauftragen wollen, müssen Sie sich die Einwilligung Ihrer Patienten schon vor der Behandlung und gemeinsam mit dem Behandlungsvertrag einholen. Eine Vorlage zur Schweigepflicht-Entbindung können Sie unter unseren Musterverträgen downloaden.

Zu den Vorlagen

Haben Sie noch Fragen? Unsere Rechtsberatung für Ärzte hilft Ihnen gerne weiter. Für Mitglieder ist sie kostenlos – genauso wie die Praxisinfo „Zahlungserinnerung – Mahnung – gerichtliche Mahnverfahren“ und über 90 weitere Praxisinfos, Vorlagen und Muster-Verträge zum Download.