Patientenakten aufbewahren

Hier erfahren Sie, wie Sie Patientenakten sicher in der Arztpraxis aufbewahren und welche Aufbewahrungsfristen gelten. Außerdem erklären wir, was Sie bei einer Praxisabgabe oder dem Tod des behandelnden Arztes mit den Akten tun sollten.

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Patientenakten sind das Herzstück jeder Arztpraxis. Doch die Unterlagen brauchen Platz in Aktenschränken oder auf dem Praxis-Server. Und die Akten mit Patientendaten müssen vor fremdem Zugriff geschützt werden – auch über die Praxisabgabe hinaus.

Patientenakten in der Praxis aufbewahren

Patientenakten enthalten Gesundheitsdaten. Aus Sicht des Datenschutzes sind diese Daten besonders sensibel. Deswegen müssen Patientenunterlagen bestmöglich geschützt aufbewahrt werden. Dabei ist es egal, ob es sich um digitale Patientenakten handelt oder um Dokumente auf Papier.

Als Arzt müssen Sie sicherstellen, dass Unbefugte keinen Zugriff auf die Akten haben. Die Unterlagen dürfen auch nicht nachträglich verändert werden, ohne dass die Änderung dokumentiert wird. Lassen Sie deshalb niemals Akten auf dem Tisch liegen oder auf dem Computer geöffnet, wenn Sie den Raum verlassen.

Papierakten müssen in abschließbaren Schränken gelagert werden. Am besten in einem eigenen Raum, der ebenfalls abgeschlossen werden kann. Reinigungskräfte sollten keinen Zutritt haben.

Digitale Akten dürfen nur nach Identifikation durch ein Passwort, den Heilberufsausweis oder Ähnliches zugänglich sein. IT-Dienstleister dürfen keinen Zugriff darauf haben. Sicherungskopien sind eine Pflicht, denn als Arzt müssen Sie sicherstellen, dass keine Daten verloren gehen. Auch die Sicherheitskopien müssen passwortgeschützt sein.

Wenn im Rahmen eines Einbruchs oder einer Cyber-Attacke auch Patientendaten betroffen sein könnten, müssen Sie das den Behörden melden. Lesen Sie hier mehr zum Datenschutz in der Arztpraxis.

Digitale Krankenakten

Wenn Sie Ihre Patientenakten digitalisieren wollen, sollten Sie unseren Beitrag zur papierlosen Arztpraxis lesen. Darin erklären wir z. B., worauf Sie beim ersetzenden Scannen unbedingt achten müssen.

Aufbewahrungsfristen für Patientenunterlagen

Ärztliche Aufzeichnungen müssen Sie nach Abschluss der Behandlung 10 Jahre lang aufbewahren. So steht es in § 10 Abs. 3 der Musterberufsordnung und § 57 Abs. 3 des Bundesmantelvertrages Ärzte.

Zusätzlich gelten besondere Aufbewahrungsfristen für spezielle Behandlungen. Geht es z. B. um Röntgen, Strahlenschutz, Transfusionen und das D-Arzt-Verfahren, kann es sein, dass Sie Unterlagen länger als 10 Jahre aufbewahren müssen.

Andere Vorschriften führen aber auch zu kürzeren Aufbewahrungsfristen. Dazu gehören z. B. Unterlagen zu Betäubungsmitteln, Abrechnungsdaten für die Kassenärztliche Vereinigung und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen.

Eine umfangreiche Liste, wie lange Sie welche Patientenunterlagen aufbewahren müssen, finden Sie in unserer Praxisinfo „Aufbewahrungspflichten für die Arztpraxis“. Am Seitenende können Sie die Praxisinfo und andere Hilfen für den Praxisalltag herunterladen.

Länger aufbewahren

Zivilrechtliche Ansprüche von Patienten verjähren nach 30 Jahren. Es kann also sinnvoll sein, Akten der Patienten 30 Jahre lang zu lagern. Hier finden Sie Hilfe beim Umgang mit (angeblichen) Behandlungsfehlern.

Wenden Sie sich im Zweifel an unsere Rechtsberatung für Mitglieder.

Patientenunterlagen bei Praxisabgabe

Ob Sie in den Ruhestand gehen oder die Praxis aus einem anderen Grund verlassen: Sie müssen rechtzeitig für die Aufbewahrung der Patientenakten sorgen. Denn die Aufbewahrungsfristen laufen weiter.

Sie haben die Wahl, ob Sie die Unterlagen:

in den eigenen Räumen aufbewahren
in angemieteten Räumen aufbewahren
dem Praxisnachfolger übergeben
Kollegen im Einzugsbereich der Praxis übergeben
per Geschäftsbesorgungsvertrag mit einer MFA absichern

Von anderen Modellen, wie die Unterlagen den Patienten zurückzugeben oder sie an ein privates Archiv weiterzureichen, rate ich ab.

Andrea Schannath

Rechtsberatung

Wenn Sie die Unterlagen weitergeben, müssen Sie den Empfänger zur Verschwiegenheit verpflichten. Nutzen Sie unsere Vorlage für den Verwahrungsvertrag zum Download am Seitenende.

Im Fall einer Praxisübergabe hat sich das Zwei-Schrank-Modell bewährt.

Zwei-Schrank-Modell: So funktioniert es

Arzt A verkauft seine Praxis an Arzt B, inklusive Patientenstamm. Arzt A teilt dann die Akten in zwei Schränke auf.

Im ersten Schrank lagern alle Akten von Patienten, die zugestimmt haben, dass ihre Akten weitergegeben werden dürfen.

Im zweiten Schrank lagern die restlichen Akten. Auf sie hat Arzt B keinen Zugriff, außer die Patienten geben später ihre Einwilligung.

Arzt B verwahrt die Patientenunterlagen beider Schränke in seiner Praxis. Er schließt dafür einen Verwahrungsvertrag mit Arzt A.

Holen Sie wenn möglich die Zustimmung der Patienten ein, bevor Sie die Patientenunterlagen in fremde Hände geben. Diese Zustimmung muss eindeutig und unmissverständlich sein. Dokumentieren Sie die Einwilligung immer schriftlich in den Krankenunterlagen.

Wenn Sie eigens Räume anmieten, um die Unterlagen aufzubewahren, müssen Sie dafür sorgen, dass wirklich keine Fremden Zugang haben. Es darf also keinen Zweitschlüssel beim Hausmeister o. Ä. geben.

Patientenakten bei Tod des Praxisinhabers

Wenn der Arzt vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen stirbt, stehen die Erben in der Pflicht. Wenn sie das Erbe annehmen, müssen sie auch dafür sorgen, dass die Akten weiterhin sicher aufbewahrt werden. Die rechtlichen Vorgaben dafür bleiben dieselben.

Fehlt ein Erbe, muss der Staat die Aufbewahrungspflicht übernehmen – je nach Unterlagen meist das Gesundheits- oder Ordnungsamt.

Patientenunterlagen entsorgen

Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, müssen die Unterlagen vernichtet werden. Papierakten gehören selbstverständlich nicht in die Altpapiertonne. Sie müssen Datenschutz-konform vernichtet werden, z. B. in einem speziellen Shredder bzw. einem abgeschlossenen Container. Es muss unmöglich sein, die Daten wiederherzustellen.

Auch wenn Sie digitale Daten entsorgen, müssen Sie die DSGVO beachten. Bei Festplatten und anderen elektronischen Datenträgern reicht einfaches Löschen der Daten nicht aus. Auch gelöschte Daten lassen sich oft wiederherstellen. Wenden Sie sich deshalb an einen zertifizierten Entsorger.

Entdecken Sie jetzt unser Angebot für Ihre Praxis, z. B.

Verwahrungsvertrag für Patientenunterlagen
Praxisinfo „Aufbewahrungspflichten für die ärztliche Praxis“
Praxisinfo „Behandlungsfehler“
Checkliste Praxisabgabe

Als Mitglied im Virchowbund können Sie sich außerdem individuell zu konkreten Fragen aus Ihrem Alltag als niedergelassener Arzt beraten lassen – ohne zusätzliche Kosten. Entdecken Sie hier alle Vorteile einer Mitgliedschaft.