Steuerprüfung vom Finanzamt

Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt ist für jede Arztpraxis unangenehm. Hier erfahren Sie, wie eine Steuerprüfung abläuft, wie Sie den Ablauf zu Ihren Gunsten beeinflussen können – und wie Sie Ihr Risiko geprüft zu werden minimieren.

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Bei der Steuerprüfung kontrolliert das Finanzamt per Stichprobe, ob Sie Ihre Angaben in der Steuererklärung korrekt gemacht haben. Laut Gesetz darf das Finanzamt jederzeit eine Außenprüfung durchführen. In der Regel erhalten Sie aber eine Voranmeldung mindestens 14 Tage vor dem Kontrolltermin.

Die Prüfungsanordnung muss folgende Informationen enthalten:

Name des Prüfers
Termin und Ort der Prüfung
Prüfungsbeginn
Prüfungszeitraum (in der Regel 3 Wirtschaftsjahre)
sachlicher Prüfungsumfang (z. B. Steuerarten)

Bei einer Sonderprüfung werden nur bestimmte Bereiche, z. B. die Lohnsteuer, betrachtet.

Wie häufig eine Überprüfung stattfindet, hängt u. a. von der Betriebsgröße bzw. dem erzielten Umsatz und steuerlichen Gewinn ab. Prüfungen werden aber auch anlassbezogen durchgeführt. Erhalten Sie z. B. einen Steuerbescheid mit dem Hinweis „vorläufig“, ist das ein Warnsignal, dass Ihnen bald eine Prüfung bevorsteht.

Wenn der Fiskus eine Prüfung ankündigt, nutzen Sie die Zeit, um sich darauf vorzubereiten:

Vergewissern Sie sich, welche Jahre geprüft werden
Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über kritische Punkte in Ihrer Buchhaltung
Bereiten Sie alle relevanten Unterlagen (z. B. Versicherungsunterlagen, Fahrtenbuch) vor
Drucken Sie Patientenrechnungen ohne Diagnosen, aber mit GOÄ-Ziffer aus
Legen Sie fest, wer Hauptansprechpartner für Fragen des Steuerprüfers ist
Setzen Sie sich noch einmal mit Ihren vergangenen Buchhaltungen und Steuererklärungen auseinander

Steuerprüfung vermeiden

Die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt ist statistisch eher gering. Darum sollten Sie auch nicht durch massive Umsatzausweitung, überzogene Fristen, nicht gezahlte Umsatzsteuer oder Ähnliches die Aufmerksamkeit des Finanzamtes erwecken.
Ihre Steuererklärung sollten Sie immer fristgerecht und korrekt abgeben. Was Sie dafür tun müssen, erfahren Sie unter „Steuererklärung machen“.

Privates und Geschäftliches sollten Sie strikt trennen: separate Konten, separate E-Mailadressen, separate EDV etc. Genauso sollten Sie die Abrechnungsdaten von den Patientenakten separieren. Diese Trennung hilft auch, dass der Steuerprüfer – wenn er doch zu Ihnen kommt – nur jene Informationen zu sehen bekommt, die er unbedingt erhalten muss.

Am besten ist es, die freiberufliche und die gewerbliche Tätigkeit strikt zu trennen. Lassen Sie sich dazu unbedingt rechtlich und steuerlich beraten. Rechtsberatung erhalten Sie als Mitglied im Virchowbund.

Andrea Schannath

Rechtsberatung

Wenn Sie Ihr Leistungsspektrum ausweiten oder ändern oder Ihre Praxisorganisation umkrempeln, informieren Sie auch Ihren Steuerberater darüber. Er kann einschätzen, ob sich dadurch steuerliche Änderungen ergeben (z. B. bei der Gewerbesteuer). Übrigens: Virchowbund-Mitglieder profitieren auch von unserem Partnerangebot in Sachen Steuerberatung.

Ablauf einer Steuerprüfung

Die Prüfung erstreckt sich meist auf 3 Steuerjahre. Sie findet in der Arztpraxis statt, es sei denn, dort gibt es keine geeigneten Räumlichkeiten.

Der Prüfer sichtet dort Ihre Unterlagen und führt auch Gespräche mit Ihnen und den Mitarbeitern, um weitere Informationen zu erhalten. Idealerweise ist Ihr eigener Steuerberater während der Prüfung sowie bei Vor- und Nachgesprächen als Ansprechpartner vor Ort.

Eine Prüfung kann mehrere Tage dauern, bei großen MVZ auch Wochen. Am Ende gibt es ein Schlussgespräch vor Ort. Der Abschlussbericht mit dem Prüfungsergebnis wird Ihnen einige Zeit danach zugesendet.

Was wird geprüft?

Der Steuerprüfer verlangt Einblick in Ihre Praxis-Buchführung und die dazugehörigen ergänzenden Unterlagen. Daneben kann er auch E-Mails und ärztliche Unterlagen prüfen, allerdings nur im Rahmen der finanziellen Beziehungen zu Ihren Patienten. Dabei kommt spezielle Prüfsoftware zum Einsatz.

Die Steuerprüfung des Fiskus soll klären, ob

die Betriebsausgaben laut Steuererklärung auch wirklich Betriebsausgaben sind
Ihre offiziellen Einnahmen Ihren Lebensstil decken
Sie den Praxis-PKW auch privat nutzen
sämtliche Anlagegüter aus Ihren Verzeichnissen auch wirklich in der Praxis vorhanden sind
umsatzsteuerfreie und umsatzsteuerpflichtige Leistungen sauber getrennt sind

Rechte und Pflichten während der Betriebsprüfung

Wenn Sie Ihre Rechte und Pflichten kennen, können Sie der steuerlichen Betriebsprüfung etwas gelassener entgegensehen.

Ihre Pflichten

mitwirken und Auskünfte geben
dem Prüfer einen geeigneten Raum zur Verfügung stellen
alle Unterlagen der Buchhaltung vorlegen

Wichtig zu wissen

Sie müssen keine Unterlagen vorlegen, deren Aufbewahrungsfrist schon abgelaufen ist. Mehr über die Fristen aus rechtlicher Sicht erfahren Sie im Praxisärzte-Blog und in der Praxisinfo „Aufbewahrungspflichten“.

Ihre Rechte

Stellungnahmen abgeben und eigene Position schildern
Änderungen zu Ihren Gunsten müssen berücksichtigt werden
Private Situation wird nicht geprüft (Achtung: Durch Informationen zu Hobbys etc. geben Sie u. U. indirekt eine Selbstauskunft ab)
Angehörige dürfen Auskunft verweigern
Schlussbesprechung mit Auswertung

Ergibt die Prüfung eine Nachzahlung, haben Sie in der Schlussbesprechung meist die Möglichkeit, mit dem Finanzamt zu verhandeln.

Nach der Prüfung

Im besten Fall findet der Prüfer keine Auffälligkeiten in Ihrer Buchhaltung.

Bei Unregelmäßigkeiten drohen Ihnen dagegen Nachzahlungen und Strafen. Ausständige Steuer-Abgaben werden außerdem verzinst.

Noch mehr Besuch vom Amt

Neben dem Finanzamt können auch andere staatliche Stellen Ihre Praxis unter die Lupe nehmen. Was Sie dabei beachten sollten, lesen Sie unter Praxisbegehung (mit Checkliste).

Ergänzend sollten Sie auch unsere Praxisinfo „Besuch vom Staatsanwalt“ herunterladen.

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