Abmahnung schreiben: Gründe, Bestandteile, Fristen

In diesem Beitrag erklären wir, wie eine wirksame Abmahnung aussehen muss. Sie erfahren, welche Pflichtverletzungen des Arbeitnehmers abgemahnt werden können. Außerdem bieten wir eine Muster-Abmahnung zum Download.

Eine arbeitsrechtliche Abmahnung ist gewissermaßen eine gelbe Karte des Arbeitgebers. Wenn ein Arbeitnehmer ein Fehlverhalten an den Tag gelegt hat, dann können Sie ihm damit zeigen, dass es ernst ist und Sie ihn bei weiteren Verstößen kündigen werden.

Gleichzeitig ist die Abmahnung auch eine Chance, Klarheit zu schaffen. Der Arbeitnehmer (z. B. die MFA) kann beweisen, dass die Pflichtverletzung ein einmaliger Ausrutscher war und sein Verhalten bessern. So können Sie eine Kündigung vermeiden.

Wenn das nicht gelingt, ist eine Abmahnung aber auch eine notwendige Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung. Denn der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer eine Chance geben, sein Verhalten zu ändern.

In Arztpraxen gilt das Kündigungsschutzgesetz oft nicht. Arbeitgeber müssen bei ordentlichen Kündigungen daher keinen Kündigungsgrund angeben. Dennoch gelten die vereinbarten bzw. gesetzlichen Kündigungsfristen.

Die Grundlage für eine arbeitsrechtliche Abmahnung muss immer ein konkreter und ernsthafter Verstoß gegen die Haupt- und Nebenpflichten aus dem Arbeitsvertrag sein. Bloße Lappalien (z. B. der Arbeitnehmer erscheint 2 Minuten zu spät am Arbeitsplatz) reichen nicht aus.

Dieses Fehlverhalten kann z. B. abgemahnt werden:

• Alkohol am Arbeitsplatz
• Arbeitsverweigerung
• Verstoß gegen Dienstanweisungen, z. B. Hygienevorschriften oder Regeln zur privaten Internetnutzung
• Beleidigung von Vorgesetzten, Kollegen oder Patienten
• Verspätete oder unterlassene Krankmeldung
• Unentschuldigtes Fehlen von der Arbeit
• ungehöriges Benehmen
• Arbeitsverweigerung

Häufige Krankmeldungen können Sie nicht abmahnen.

Auch schlechte Leistungen reichen nur in den seltensten Fällen für eine berechtigte Abmahnung aus. Das Bundesarbeitsgericht definiert, dass ein Arbeitnehmer „unter ange-messener Anspannung seiner Kräfte und Fähigkeiten“ zu arbeiten hat. Um eine Abmahnung zu rechtfertigen genügt es daher nicht, dass ein Arbeitnehmer hinter den Erwartungen des Arbeitgebers zurückbleibt.

Als Arbeitgeber müssen Sie schon konkrete, nachweisbare Fehler anführen, damit Sie geringe Leistungen Ihrer Arbeitnehmer abmahnen können.

Im Fall einer unberechtigten Abmahnung kann der Arbeitnehmer verlangen, dass diese aus der Personalakte entfernt wird.

Besonders schwerwiegendes Fehlverhalten (z. B. Diebstahl, sexuelle Belästigung, Tätlichkeiten und andere Gewalttaten) kann unter Umständen direkt zur fristlosen Kündigung führen. Der Arbeitnehmer muss dann nicht zuvor abgemahnt werden.

Sie können auch auf eine Abmahnung verzichten, wenn:

• der Arbeitnehmer kein Interesse an der Behebung eines Leistungshindernisses (z. B. Sprachkenntnisse) zeigt und eine Verhaltensänderung in der Zukunft nicht zu erwarten ist
• wenn das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer so erschüttert wurde, dass es auch durch eine Abmahnung nicht wiederhergestellt werden kann

In diesem Fall können Sie also eine verhaltensbedingte Kündigung unter Einhaltung der Kündigungsfristen aussprechen. Lassen Sie sich zuvor unbedingt rechtlich beraten. Die Vorlage für das Kündigungsschreiben für Arbeitgeber finden Sie am Seitenende.

Streng genommen ist nicht genau geregelt, wie eine Abmahnung formuliert sein muss. Die Überschrift Ihrer Abmahnung könnte prinzipiell auch „Rüge“, „Verwarnung“ oder „Verweis“ lauten. Im Sinne der Klarheit empfehlen wir dennoch den Betreff „Abmahnung.“
Entscheidend ist hingegen der richtige Inhalt. Eine korrekt ausgesprochene Abmahnung besteht aus 3 Bestandteilen, die jeweils eine eigene Funktion erfüllen:
 

1. Konkrete Beanstandung (Hinweisfunktion)
   Hier geht es um den Grund der Abmahnung. Sie müssen das gerügte Verhalten konkret benennen und beschreiben, sodass der Arbeitnehmer erkennen kann, was ihm vorgeworfen wird. Pauschale oder zusammenfassende Beschreibungen genügen nicht.
   
   Beispiel: „Sie sind am 12.02.2022 erst um 09.00 Uhr und damit 60 Minuten zu spät zur Arbeit erschienen.“
    
2. Rüge und Erwartung (Ermahnfunktion)
   Sie machen klar, dass gegen den Arbeitsvertrag verstoßen wurde und fordern zur Änderung des Verhaltens auf.
   
   Beispiel: „Sie haben dadurch Ihre Vertragspflichten verletzt. Ich erwarte, dass Sie zukünftig pünktlich um 08:00 Uhr an Ihrem Arbeitsplatz erscheinen.“
    
3. Ankündigung (Warnfunktion)
   Zuletzt müssen Sie Ihrem Arbeitnehmer die rechtlichen Konsequenzen aufzeigen, die drohen, falls das abgemahnte Verhalten wiederholt wird: die Kündigung.
   
   Beispiel: „Sollte sich dieses Verhalten wiederholen, behalte ich mir das Recht zur Kündigung vor.“

Die Annahme, man müsse vor einer Kündigung dreimal abgemahnt haben, ist falsch. Eine einzige Abmahnung genügt, damit im Wiederholungsfall eine Kündigung ausgesprochen werden kann. Allerdings muss es sich dabei um dieselbe Art von vertragswidrigem Verhalten handeln.

Eine Abmahnung muss übrigens nicht zwingend schriftlich ausgesprochen werden. Auch eine mündliche Abmahnung ist wirksam. Wir empfehlen dennoch immer die schriftliche Abmahnung. Sie wird in der Personalakte abgelegt. So können Sie den Inhalt und die Richtigkeit im Fall einer Klage des abgemahnten Arbeitnehmers später belegen.

Vor der arbeitsrechtlichen Abmahnung können Sie auch eine Ermahnung aussprechen. Der Unterschied zur Abmahnung ist, dass Sie darin keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen (z. B. Kündigung) androhen.

Darum hat eine Ermahnung keine Bedeutung im Arbeitsrecht. Dennoch kann sie ein guter Weg sein, den Ernst der Lage zu verdeutlichen und zugleich in einem guten Dialog mit Ihrem Mitarbeiter zu bleiben.

Auch eine Ermahnung gehört in die Personalakte. Das gilt auch für eine etwaige Gegendarstellung oder Stellungnahme des Arbeitnehmers.

Abmahnungen sollten Sie stets zeitnah aussprechen. Auch wenn es keine gesetzliche Frist gibt – die Arbeitsgerichte haben mehrfach geurteilt, dass der Arbeitgeber das Fehlverhalten toleriere, wenn er auf eine Abmahnung verzichtet.

Prinzipiell verjähren Abmahnungen nicht und können noch lange noch als Grund für eine spätere Kündigung herhalten. In der Praxis ist es aber so, dass die Abmahnung nach mehreren Jahren vertragsgemäßer Arbeit nicht mehr wirkt. In diesem Fall müssen Sie zuerst eine weitere Abmahnung aussprechen.

Doch Vorsicht: Abmahnungen können sich „abnutzen“. Wenn Sie als Arbeitgeber das gleiche Fehlverhalten mehrfach abgemahnt haben, ohne je eine Kündigung auszusprechen, dann kann dieses abgemahnte Fehlverhalten irgendwann nicht mehr als Kündigungsgrund ausreichen. Es verliert seine Warnfunktion und wird dadurch unwirksam.

Abmahnungen und Kündigungen gehören zu den heikelsten Themen im Arbeitsrecht. Immer wieder machen Arbeitgeber Fehler und scheitern später vor dem Arbeitsgericht.
Damit Ihnen das nicht passiert, haben wir alle Voraussetzungen und Gründe in den Praxisinfos „Abmahnung“ und „Kündigung“ verständlich beschrieben. Außerdem können Sie unsere juristisch geprüften Vorlagen für das Abmahn- und das Kündigungsschreiben nutzen.

Auf jeden Fall sollten Sie sich immer zusätzlich beraten lassen. Unsere Rechtsberatung ist für Mitglieder kostenlos und unbegrenzt.